Comunicar un despido nunca resulta una tarea fácil; lo habitual es que se trate de una circunstancia traumática para el empleado, e incómoda y tensa para quien debe llevarla a cabo.
El modo en el que se le comunica a un empleado que la compañía ha decidido prescindir de sus servicios puede resultar determinante, tanto para la posterior relación de ese empleado con la que hasta ahora era su empresa, como para el propio futuro laboral de esa persona. Por ello, el encargado de comunicar el despido debe ser consciente de la gran responsabilidad que recae sobre sus espaldas, eligiendo tanto las palabras como los gestos y los momentos adecuados para hacerlo.
Los profesionales del departamento de Recursos Humanos deben poseer formación sobre cómo comunicar un despido para poder hacerlo de la mejor manera o, en su caso, asesorar a la persona que quiera ocuparse del despido
¿Cómo se tiene que notificar un despido?
La notificación del despido a un trabajador es un procedimiento que debe seguirse con cuidado, puesto que si se realiza de manera incorrecta podría originar su anulación. El despido debe comunicarse por escrito, haciendo constar las razones que lo motivan y la fecha en que tendrá efectos.
El plazo de comunicación depende de los motivos por los que se produzca, aunque lo normal es informarlo con 15 días de antelación.
El empresario debe tener constancia de que el trabajador ha recibido la carta de despido. La carta indicará la fecha a partir de la cual el despido surtirá efectos, así como los motivos que lo fundamentan. Estos motivos deben ser precisos y suficientes, puesto que, en caso de demanda del trabajador, no podrán alegarse otros distintos en el procedimiento judicial. En caso de que se aleguen causas económicas, el empresario deberá poner la indemnización a disposición del trabajador.
Los defectos de forma pueden hacer que un despido sea declarado improcedente.
¿Cómo se debe comunicar un despido?
A continuación, vamos a ver algunos aspectos importantes a tener en cuenta para comunicar un despido de manera adecuada:
Documentación
Asegúrate de tener una justificación para el despido, documenta las razones detrás del despido de manera clara y objetiva.
Proporciona al empleado una carta de despido por escrito que incluya las causas, los detalles del preaviso (si aplica), y cualquier otra información relevante.
Reunión
Antes de la reunión, asegúrate de tener todos los detalles relacionados con el despido, como la razón específica, la fecha efectiva y cualquier información relacionada con beneficios o compensación.
Asegúrate de que todos los trámites legales y procedimientos internos se hayan seguido correctamente.
Privacidad
Escoge un lugar privado para la reunión, donde puedan hablar sin interrupciones ni distracciones. Asegúrate de que haya tiempo suficiente para la conversación.
Comunicación
Sé claro y directo al comunicar la noticia. No retrases la información ni des rodeos, pero mantén un tono respetuoso y compasivo.
Evita jerga técnica o legal complicada que pueda confundir al empleado.
Explicación
Proporciona una explicación clara y honesta de la razón detrás del despido. Sin embargo, evita entrar en detalles innecesarios o personales que puedan resultar hirientes.
Escucha activa
Permite que el empleado comparta sus pensamientos y sentimientos. Escucha de manera activa, mostrando empatía y respeto por sus emociones.
Empatía
Reconoce que el despido es una experiencia difícil y puede tener un impacto emocional significativo en el empleado. Sé compasivo y muestra empatía hacia su situación.
Apoyo
Proporciona información sobre recursos disponibles, como servicios de outplacement, asesoramiento laboral o apoyo para la transición profesional.
Si es posible, ofrece referencias positivas y ayuda en la búsqueda de empleo.
Información
Proporciona información sobre los pasos siguientes, como la devolución de pertenencias de la empresa, la cancelación de accesos y cualquier procedimiento relacionado.
Confidencialidad
Asegura al empleado que la información relacionada con su despido se manejará de manera confidencial y que la empresa tomará medidas para preservar su privacidad.
Seguimiento
Ofrece la posibilidad de un seguimiento posterior para responder a preguntas adicionales o proporcionar aclaraciones. Deja claro que la puerta está abierta para futuras consultas.
Recuerda que cada situación es única, y es importante adaptar estas pautas a las circunstancias específicas de cada caso. La clave es tratar al empleado con respeto y consideración, incluso en circunstancias difíciles.
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