Gestión de reuniones efectivas: cómo hacerlo

Entre las tareas de todo directivo está la gestión de reuniones efectivas para dirigir al equipo de trabajo hacia la consecución de los objetivos de la empresa. Es importante que dichas reuniones sean de calidad y en la cantidad adecuada (eliminando las reuniones innecesarias o inoportunas).

Consejos para la gestión de reuniones efectivas

• En primer lugar, en las reuniones se debe respetar la hora de realización y no repetir lo explicado a los retrasados, para incentivar que sean puntuales en otras ocasiones.
• Es importante conocer el objetivo y duración de la reunión con el fin de que los trabajadores recapitulen la  información necesaria y la aporten en la reunión. Organizando mejor el tiempo dedicado a la reunión y el restante.
• El tema de la reunión debe exponerse claramente, de forma que se puedan argumentar los cambios propuestos y establecer los nuevos objetivos por parte del responsable.
• Se debe evitar tratar otros temas de los establecidos, ya que puede que no interese a otros participantes y se les haga perder su tiempo.  Perdiendo el interés en reuniones futuras.
• Se debe animar a la participación de todos los integrantes para que aporten su punto de vista personal.
• Es importante que el responsable de la reunión mantenga una actitud positiva para contagiar a los participantes. De forma que se puede reconocer lo aportado por cada participante para que se sientan reconocidos y que su opinión es relevante.
• También debe gestionar el tiempo para que nadie acapare la conversación y controlar el lenguaje no verbal de los asistentes.  Interviniendo cuando sea necesario para mantener una reunión fructífera y relajada.
• Por último, al final de la reunión debe resumir los puntos más importantes acordados y asignar las tareas a los distintos participantes.  Permitiendo a los participantes comentar las últimas objeciones o puntos importantes.  De forma que cada uno conozca su nuevo objetivo y el tiempo a dedicar en su realización.

¡Toma nota de las mejores reuniones!

Comentaros que todos hemos participado en numerosas reuniones, y siempre debemos intentar copiar  las mejores. Escoger el momento adecuado, el lugar, los participantes, gestionar el tiempo correctamente, las intervenciones, determinar los objetivos y acciones a realizar, establecer descansos si son necesarios, evitar alargar la reunión, pedir alternativas de soluciones…