Reuniones, emails, llamadas telefónicas o tareas urgentes. A lo largo de nuestra jornada laboral tenemos que hacer un montón de tareas y, claro, si no nos organizamos bien, no llegamos a todo. Por ello un workflow puede agilizar la gestión de tus proyectos y ayudarte a ser mucho más productivo.
En esta videolección, Francisco Navarro, docente en Administración y Gestión Empresarial en INESEM, nos aporta una serie de consejos para agilizar el flujo de trabajo. Básicamente, se trata de poner el foco en lo importante y de aprender a delegar algunas de nuestras tareas más básicas. Por otro lado, no podemos desperdiciar nuestro tiempo.
Analizar nuestro rendimiento cada día y ver nuestros puntos de mejora también es relevante. Obviamente, si nos analizamos podemos mejorar aquellos puntos débiles. Se trata de ser capaz de organizar la jornada laboral de manera que seamos lo más productivos posible y que podamos sacar adelante todas las tareas que nos encomienden.
Francisco Navarro, docente en Administración y Gestión Empresarial, nos aporta siete consejos para agilizar nuestro flujo de trabajo. El flujo de trabajo se puede entender como ese flujo de tareas que tenemos pendientes. Debemos ser capaces de jerarquizar las tareas de una forma correcta. Para ello, nada mejor que los consejos de nuestro docente.
Consejos para agilizar el flujo de trabajo
En el vídeo anterior te proporcionará algunos consejos y trucos que te pueden servir para acelerar el flujo de trabajo al que tienes que enfrentarte en tu día a día, de manera que se logre alcanzar un rendimiento óptimo y se maximice la productividad.
Normalmente nos encontramos con muchos obstáculos que nos impiden ser más eficientes en nuestro trabajo, pero esto es algo que podemos corregir con una serie de trucos, algunos tan sencillos como los que te presentamos a continuación.
Eliminar las reuniones
Comencemos por eliminar las reuniones innecesarias, los equipos de trabajo necesitan estar comunicados y coordinados para que el trabajo se desarrolle de forma fluida y controlada, por lo tanto, las reuniones son necesarias, ya sean presenciales o virtuales.
Ahora bien, para conseguir que una reunión sea productiva y no se alargue absurdamente, antes de convocarla hazte las siguientes reflexiones. ¿Realmente es necesaria la reunión? Si se trata simplemente de comunicar algo que no necesita un feedback o una retroalimentación puede que sea mejor hacerlo vía email o mediante un mensaje en el tablón de anuncios.
¿Llevo bien preparada la reunión, con un guion y orden del día para no desviarme del objetivo de la misma? ¿Es verdaderamente necesaria la presencia y asistencia del personal convocado a la reunión? Si tras estas reflexiones consideras que es necesario llevar a cabo la reunión, intenta sacarle el máximo partido.
¿Cómo puedes lograrlo? Muy sencillo: crea y comparte el guion u orden del día antes de llevar a cabo la reunión, así todo el mundo sabrá que se va a tratar y prepararse adecuadamente o aportar la documentación oportuna.
Durante la reunión toma nota de todas las propuestas de los asistentes. Intenta, además, dejar fijados plazos de entrega y fechas concretas para las acciones o decisiones que se tomen. Después de la reunión repasa las notas que has tomado por si puedes extraer alguna idea complementaria de lo visto en ella.
Jerarquizar las tareas
Otra cuestión que debemos tener clara son nuestras prioridades. Es importante jerarquizar las tareas en función de la importancia o relevancia que tengan para alcanzar los objetivos y las metas propuestas por la empresa. Todo el mundo piensa que lo suyo es prioritario, pero no tiene por qué ser así.
Imagina por ejemplo que alguien te pide un informe urgente, pero tu prioridad en ese momento es realizar las compras oportunas para que el departamento de producción funcione correctamente. La conclusión es clara: el informe urgente deberá esperar.
Reducir el trabajo con la prioridad más baja
El punto anterior nos lleva al siguiente consejo que consiste en eliminar, delegar o reducir el trabajo con la prioridad más baja. En todos los puestos existen picos de trabajo estacionales o puntuales. Así que teniendo en cuenta el principio de priorización podemos reprogramar tareas que no sean tan importantes para realizar en otro momento o bien pedir ayuda para obtener apoyo de un compañero o de otro departamento.
Tener claro los puntos fuertes de los miembros del equipo
Es esencial también de cara a agilizar los flujos de trabajo tener claros los puntos fuertes de cada miembro del equipo. Cada persona tiene habilidades únicas que le permiten desempeñar mejor unas tareas que otras. Por otra parte, nuestro estado anímico no siempre es el mismo, tiene altibajos. Todas estas cuestiones deben ser tenidas en cuenta a la hora de distribuir las tareas entre nuestros colaboradores.
Planificar el flujo de trabajo
El siguiente consejo puede parecer obvio, pero no es una práctica tan extendida como pudiera parecer. Se trata de la planificación, contar con un buen plan desde el principio evita tiempos muertos, trabajos repetidos o reelaboraciones.
Por eso es muy importante que cada trabajador tenga claro el flujo de trabajo en el que va a participar y todos los procesos que lo componen. Y hablando de los procesos, es capital señalar que debemos tener estos documentos. El manual de procesos es uno de los documentos más útiles que puede desarrollar una organización.
¿Qué pasa si alguien en algún momento dado enferma o tiene que ausentarse unos días y debe ser sustituido? El manual de procesos ayudará a que la adaptación al puesto sea más rápida y efectiva.
Fomentar la colaboración eficaz entre departamentos
El mismo principio nos conduce a la siguiente recomendación: hay que fomentar la colaboración eficaz entre los distintos departamentos. Conocer el trabajo de otros equipos favorece la colaboración cuando hay algún problema global o cuando el trabajo y los objetivos se superponen.
Una vez definido y clarificado el flujo de trabajo y este se ha completado, llega el momento de realizar el análisis. Pararnos a analizar y a reflexionar sobre todas las actividades que teníamos planeadas y los obstáculos que hemos encontrado cuando las hemos llevado a la práctica nos ayudará en el futuro y, además, nos llevará a al siguiente consejo.
Realizar los cambios necesarios
Este se trata de aplicar los cambios necesarios. A veces sobre el papel las cosas parecen muy sencillas, pero cuando las vamos a llevar a la práctica lo normal es encontrarnos con problemas y contingencias que no se nos habían ocurrido en la planificación.
En estos casos los cambios son imprescindibles. Los cambios no siempre son sencillos de aplicar, sobre todo cuando tendemos a automatizar la forma de realizar los procesos, pero por norma general los cambios valen la pena porque nos permiten evolucionar y mejorar. En el peor de los casos siempre se puede volver a la situación anterior.
Espero que hayas encontrado estos consejos útiles y a que a través de su aplicación logres no solo acelerar tu flujo de trabajo y optimizar tu rendimiento y productividad, sino también alcanzar la mejor versión profesional de ti mismo o de ti misma.
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