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Proyecto de transferencia de planificación de productos moldeados

Por Estefany Muñoz

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proyecto

10 de Dic de 2020 · Gestión Empresarial

La gestión de proyectos es una parte esencial para cualquier tipo de empresa que desee iniciar, expandir o simplemente mejorar sus negocios a nivel local o mundial.  

Algunos autores definen el concepto de una forma similar, aunque con algunas diferencias, por ejemplo:

Brown Boveri indica que un proyecto es un trabajo no repetitivo, que ha de planificarse y realizarse según unas especificaciones técnicas determinadas, y con objetivos de costes, inversiones y plazos prefijados. También define un proyecto como un trabajo de volumen y complejidad considerables, que ha de realizarse con la participación de varios departamentos de la empresa y tal vez también con la colaboración de terceros. (Equipo Vértice, 2007, p. 2)

Por lo tanto, existen diversos aspectos que debemos tener en cuenta cuando hablamos de proyecto:

  • Está orientado a un objetivo
  • Tiene limitaciones dependiendo del proyecto
  • Exige una exhaustiva planificación y coordinación a lo largo de todo el proceso
  • Es un proceso único que va más allá de lo cotidiano
  • Es un proceso complejo

El tema central del proyecto, consistente en que una corporación con empresas a nivel mundial para lograr integración vertical y reducción significativa de costos tomó la decisión de transferir una línea de productos moldeados entre plantas en diferentes países.  La visión es incrementar los márgenes de ganancias, expandir el negocio y reducir los tiempos de entrega de los productos. Por lo tanto, este proyecto desarrolla los pasos y tareas del proceso de transferencia necesarios para completar con éxito las operaciones.

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1. Introducción

La elaboración proyectos se ha llevado a cabo desde hace varios siglos, aun sin tener las investigaciones sobre el tema que se tiene al día de hoy. Las mejoras y los métodos significativos aportados por grandes expertos en el área han sido incluidos a través de los años. La realización de proyectos siempre ha requerido trabajo en equipo, disciplina y seguimiento.

Las organizaciones mundialmente han descubierto los beneficios de separar los proyectos de las operaciones debido al alto nivel de éxito y eficiencia de estos, por esta razón actualmente existen empresas que han creado departamentos exclusivamente para realización de proyectos, esto en gran parte se debe a que estamos en un mundo que cambia a una velocidad rápida y las empresas deben tratar de seguir este paso para mantenerse y lograr objetivos dentro de su mercado.

El proyecto en cuestión busca el crecimiento empresarial, por lo tanto, se abordan puntos críticos como es el correcto desarrollo del alcance en general, costos, tiempo y mitigación de los riesgos con el objetivo de asegurar el éxit

 

2. Iniciación

2.1 Acta de constitución del proyecto

El primer paso para darle inicio al proyecto es crear el acta de constitución, la cual consta con todas las informaciones básicas del mismo, como es el nombre de la empresa, del proyecto, el cliente principal, patrocinador y gerente del proyecto. Se especifica el propósito, presupuesto incial, descripción y justificación de manera clara, quienes serán los encargados de aprobar desviaciones, tomar las decisiones y por último cuales son los criterios de cierre y cancelación.

 

2.1.1 Objetivos del Proyecto

Los objetivos del proyecto permiten medir el nivel de éxito del mismo, por lo tanto, dentro del acta de constitución se deben de especificar cada uno de estos seguido del indicador del éxito del mismo, se debe incluir:

  • Alcance: se afirma que “la Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito” (Project Management Institute, 2013, p.105).  El alcance del este proyecto es transferir el 100% de la planificación de los productos moldeados por inyección desde California hasta República Dominicana.
  • Cronograma: completar el proyecto para abril del 2020, el indicador de éxito es haber cumplido con la agenda del proyecto en el tiempo especificado con una desviación no mayor del 5% del tiempo agendado.
  • Costo: incrementar los márgenes de ganancia a un 15% luego de completada la transferencia y reducir de los costos de producción relacionado a envío de piezas.

No exceder el presupuesto en más de un 10% de lo pautado.

  • Tiempos: disminuir tiempos de entrega a un mínimo del 30% de los productos moderados luego de la transferencia.
  • Calidad: validación y calificación del 100% de los productos transferidos y notificar a los clientes sobre el cambio de localidad de manufactura.
  • Otros objetivos: determinar requerimientos de recursos humanos y cumplir con el presupuesto salarial con una desviación no mayor a un 15%.

 

2.1.2 Cronograma de hitos principales

Cada fase del proyecto debe tener una fecha tope, y esta se debe especificar en el acta de constitución, a continuación, se presenta los hitos del proyecto de transferencia:

organigrama

 

2.1.3 Niveles de autoridad

  • Decisiones de personal (Staffing): Alto- el director de proyecto debe elegir los miembros de equipo, tomando en cuenta las habilidades técnicas de cada uno
  • Gestión de presupuesto y de sus variaciones: Bajo- el presupuesto debe ser preparado previamente por el director de proyecto, pero será aprobado por el vicepresidente de finanzas, una vez aprobado, el líder del proyecto debe trabajar dentro de los límites establecidos.
  • Decisiones técnicas: Medio- el proyecto contará con un equipo de expertos en cada una de las áreas, por lo que las decisiones técnicas se tomarán en conjunto con el equipo.
  • Resolución de conflictos: Alto- dentro de los roles de director de proyecto está solucionar los conflictos de manera civilizada.
  • Ruta de escalamiento y limitaciones de autoridad: Alto- para situaciones que ameriten escalamiento, el director de proyecto debe dirigirse al gerente de planta de RD, el director del proyecto no puede modificar el prepuesto, para que esto suceda debe someter la justificación a la vicepresidencia de finanzas. Al igual que debe completar el proyecto dentro del tiempo establecido.

 

 

2.2 Matriz de análisis de interesados/implicados (stakeholders)

En la matriz de interesados se debe crear, clasificar y manejar la comunicación de todos los implicados (stakeholders) del proyecto de acuerdo a su nivel de capacidad de influencia e interés. Se deben clasificar en aquellos que no es necesario una comunicación diaria, pero si mantener las expectativas y aquellos que se deben mantener una comunicación constante ya sea porque forman parte del equipo del proyecto o porque las decisiones los afecta directamente:

Tabla 1

 

2.3 Equipo del proyecto

Como el nombre lo indica el equipo del proyecto está conformado por todos los miembros e interesados identificados en la matriz de stakeholders. Se presenta en forma de un organigrama.

 

3. Plan de gestión de alcance

Especificar quienes están autorizado a requerir cambios en los diferentes planes del proyecto y quienes pueden aprobarlos.

  • Describir cómo será administrado el alcance del proyecto.
    • Con la finalidad de cumplir con el alcance requerido del proyecto en tiempo, calidad y costo planificado se realizarán reuniones de control todos los lunes de cada semana entre el gerente de proyecto y el lider funcional de cada area del proyecto. Donde se informara :
    • Situación actual del proyecto
    •  Avances realizados: porcentajes del avance esperando y porcentaje del avance real
    • Requerimientos pendiente por aprobación
    • Desviaciones positivas o negativas al alcance, tiempo y costo de proyecto
    • Posibles retrasos del proyecto
  • Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (cómo manejar los cambios, la frecuencia e impacto de los mismos):
    • Los cambios deben ser evaluados y aprobados. El gerente de proyecto debe cuantificar el impacto y proveer alternativas de solución, informando a la alta gerencia para la aprobación de dichos cambios.
  • ¿Cómo los cambios al alcance, serán identificados y clasificados? 
    • El gerente de proyecto revisará la solicitud de cambios del alcance y hará una evaluación del mismo y requerir del solicitante información adicional en caso de ser necesario.
  • Describir cómo los cambios del alcance serán integrados al proyecto:
    • Si el impacto del cambio no modifica la línea base del proyecto será aprobado por el gerente de proyecto, en caso contrario será aprobado por la alta gerencia y se actualizará las líneas base y todos los planes del proyecto.

 

4. Plan de gestión de tiempo

  • Razones aceptables para cambios en el cronograma       
    • Solicitud de cambio en el alcance del proyecto
    • Atrasos ocasionados por envios de materiales
    • Incumplimiento del proveedor en envio de materiales
    • Mal establecimiento en la secuencia de actividades
  • ¿Cómo los cambios en el cronograma serán identificados y clasificados?
    • Cuando las solicitudes son realizadas por las personas autorizadas, se deberá proceder de la siguiente manera:
      • En caso de que el problema que genera la solicitud de cambio afecte el alcance del proyecto o sobrepase los límites del cronograma establecidos, se deberá presentar una nueva propuesta del alcance
      • En caso de ser necesario, analizar y presentar la desviación del presupuesto por desviación en el cronograma
      • Determinar si será necesario la adquisición de recursos adicionales para sustentar los cambios.

 

4.1 Estructura de Desglose del Trabajo

“La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos” (Project Management Institute, 2013, p.126).

En la EDT del proyecto se creó una estructura jerárquica vertical donde se descomponen las tareas en varios niveles, estas se organizan de acuerdo a los hitos del proyecto, por ejemplo, todas las actividades necesarias para completar la etapa de iniciación.

 

4.2 Cronograma

Para la creación del cronograma se utilizó la herramienta de Microsoft Project, donde se desglosó por fases del proyecto (mencionadas en iniciación) las tareas, con sus recursos y tiempo.

Cada responsable debe estimar la duración de la actividad y sus recursos para completarla exitosamente. Adicionalmente se debe identificar correctamente las actividades predecesoras para determinar cuales son las tareas críticas para completar el proyecto dentro del tiempo.

El tiempo total en días para completar el proyecto de productos moldeados fue de 197 días;

Tabla 2

4.3 PERT

Para el diagrama de PERT se utilizó Microsoft Project que tiene la opción de crear la representación gráfica de las relaciones entre las tareas del proyecto:

Tabla 3

 5. Plan de gestión de costos

  • Razones aceptables para cambios en el costo del proyecto (por ejemplo; aprobación de cambio en el alcance, incremento de costos en los materiales, etc)
    • Adecuación en el alcance del proyecto (cambio)
    • Ampliaciones en el alcance del proyecto
    • Cambios en la fecha de entrega
    • Restricción presupuestal
  • Describir cómo calcular e informar el impacto en el proyecto por el cambio en el costo (tiempo, calidad, etc.)
    • Persona que solicita el cambio
    • Descripción de las características de la situación que requiere cambio de costo
    • Impacto del mismo en el proyecto (costo, calidad, tiempo, alcance)
    • Propuesta
    • Documentación anexa
  • Describir cómo serán administrados los cambios en el costo:
    • Verificar si la solicitud de cambio estaba asumida como un riesgo
    • En caso afirmativo, se procede a aceptarlo
    • En caso de que no estaba asumido como riesgo, el equipo aprobador debe evaluar, y si acepta: el gerente de finanzas realiza una requisición de capital al VP de finanzas, que debe estar firmado previamente por el gerente de proyecto.

 

5.1 Estimación de recursos

La estimación de recursos se hace tomando en cuenta la duración en días y horas de cada miembro en el proyecto, por igual se incluye otros recursos utilizados en la ejecución:

Tabla 5

Otros recursos

  • Microsoft Project: creación de cronograma y PERT
  • ERP: determinación de necesidades de planificación del producto
  • Microsoft Office: comunicación entre el equipo, presentaciones, documentaciones
  • Microsoft Visio Visio: gráfica del EDT, organigrama del proyecto
  • One note: minutas de reuniones
  • Notion: manejo de las actividades del proyecto

 

5.2 Presupuesto

Se incluye el costo total proyectado, como son los gastos de nómina partiendo de la estimación de recursos elaborada previamente también se incluye: transportación de materiales, contratación de personal, consumibles y la reserva para la mitigación de los riesgos.

 

6. Plan de riesgo

Tabla 5

 

Tabla 5

7. Gestión de Calidad

Descripción de la gestión de calidad

  • Procedimientos: Para asegurar el cumplimiento del proyecto, se creó un procedimiento de transferencia:
    • ENG309
    • Formato de auditoría de transferencia, para asegurar que los procedimientos se cumplan.
    • Una corrida de validación, para asegurar la calidad, donde se realizará un reporte de primer artículo de cada uno de los productos a transferir.

 

  • Control de calidad

El gerente de calidad es el encargado de la coordinación y ejecución del control de calidad, emite observaciones o inconformidades que pueda aparecer en el proyecto, es el responsable que los procedimientos se cumplan para asegurar el cumplimiento de las normas de la empresa y el proyecto en general.

 

8. Plan de Comunicaciones

Tabla 8

 

 9. Control

En la etapa de control se debe de:

  • Controlar que el cronograma marcha de acuerdo a la línea base
  • Reducir las posibles desviaciones de los costos
  • Reportes diarios sobre como se va desarrollando la calidad
  • Controlar las desviaciones
  • Seguimiento de las comunicaciones

 

9.1 Lecciones aprendidas

Una vez finalizado la transferencia del proyecto, el equipo se debe de reunir y mediante una lluvia de ideas completar el siguiente formulario con las acciones que se deben mejorar para un próximo proyecto:

Tabla 9

10. Conclusiones

El nivel de detalle conjutamente con el constante seguimiento de las tareas y el cronograma en el proyecto fue crucial para cumplir los objetivos en general, a través de la ruta crítica fue posible determinar cuales actividades se le debía dar prioridad para no atrasar el proyecto.

Por otra parte, el análisis de riesgo permitió anticipar al equipo ante los posibles imprevistos que se presentarán y de esta manera impedir poner en riesgo órdenes de clientes y evitar tener personal sin asignación de producción.

En conclusión, este proyecto fue una hipótesis sobre la transferencia de una línea de producto. Se pudo comprobar que el tiempo total para completar el proyecto es de aproximadamente de siete meses siguiendo de manera rigurosa las tareas críticas para que se cumplan dentro del tiempo estipulado.

Referencias

Project Management Institute. (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (guía del PMBKO®). Project Management Institute, Inc.

Equipo Vértice S.L. (2007). Gestión de proyecto-Dirección y gestión de empresas. Editorial Vértice.

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