¿Qué significa e-factura?
Es una factura de papel digitalizada, es decir, un justificante de cobro de productos o servicios, generada y expedida en formato electrónico. Por lo tanto, debe cumplir los mismos requisitos que las facturas en papel (legibilidad, autenticidad, plazos…) y debe incluir la misma información para que tenga la misma validez. La factura electrónica se regula en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012; se define en el artículo 9 de este Reglamento.
La transformación tecnológica ha revolucionado prácticamente todos los aspectos de nuestra vida; una de las formas más notables se ha producido en la forma en la que gestionamos nuestras transacciones comerciales. La implantación de la factura electrónica nos permite agilar los procesos, consiguiendo emitir y recibir facturas de forma más rápida y eficiente; consiguiendo un mayor control y seguimiento de las transacciones. Además, conseguimos eliminar los costes asociados a la impresión, envío postal y almacenamiento físico de las facturas, contribuyendo a la sostenibilidad medioambiental.
A través de la Ley de impulso de la Factura Electrónica y creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público; ley 25/2013 de 27 de diciembre, se empezó a promover un proceso de facturación electrónica, más seguro, eficiente, transparente y ágil; con el que se consigue una reducción del riesgo de fraude. Empujando a las administraciones públicas hacia la transformación digital.
Ley Crea y Crece
Posteriormente, esta ley establece la obligatoriedad de la factura electrónica para las transacciones realizadas por emprendedores y empresas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales; el objetivo es reducir la morosidad y el fraude. Por tanto, todas las empresas y autónomos tendrán que generar facturas a través de herramientas digitales conectadas directamente con la Agencia Tributaria. La entrada en vigor de ésta Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, se produjo 20 días después de su publicación en el «BOE» (29 de septiembre de 2022).
Así pues, los cambios tienen vigencia a partir del 19 de octubre de 2022, existen dos excepciones:
- Los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros, comenzará a aplicarse en el plazo de un año.
- Para el resto de empresarios y profesionales, el margen de adaptación será de dos años desde la aprobación de dicho desarrollo reglamentario.
Si aún no has implantado la facturación digital en tu empresa, es recomendable adaptarse a este sistema lo más pronto posible; familiarizarse con el funcionamiento antes de que sea definitivamente exigible. ¡Da el paso, no te pierdas este Curso Sage 50C Facturación y realiza la transición con éxito!
¿Cómo funciona la facturación electrónica?
La facturación electrónica no es solo una alternativa a la factura tradicional en papel, también es una herramienta de transformación digital de los negocios; permitiendo agilizar los procesos administrativos y contables de las empresas.
La factura electrónica o factura digital, funciona a través de un sistema en línea que genera un archivo con la información fiscal y comercial del emisor y receptor, con todos los detalles de las transacciones. En primer lugar, en caso de facturar para otra empresa, debemos de tener el consentimiento de ésta para poder enviarle las facturas electrónicas. En segundo lugar, debemos de disponer de un programa informático o plataforma que nos permita crear facturas electrónicas cumpliendo con los requisitos establecidos. Posteriormente, es necesario tener un certificado digital o firma electrónica avanzada para validar y garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura digital; una vez validada, ya se puede enviar al destinatario a través de los canales electrónicos seguros. Finalmente, almacena la factura con su correspondiente acuse de recibo en un archivo electrónico seguro y accesible, para cumplir los requisitos de conservación establecidos.
En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero) que emplee firma electrónica, será este el que firme electrónicamente sus facturas.
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