Qué es y cómo funciona un recruiting day

Cuando una empresa necesita incorporar talento con rapidez, encadenar durante semanas la criba de currículums, las llamadas y las entrevistas puede hacer que el proceso de selección se alargue demasiado. El recruiting day plantea otra forma de hacerlo: concentrar buena parte del proceso de selección en una misma jornada o en un periodo muy corto.

Pero no se trata simplemente de reunir a muchos candidatos y hacer entrevistas rápidas. Un recruiting day puede combinar dinámicas de grupo, pruebas técnicas, entrevistas individuales, role plays y encuentros con los responsables de los equipos. Esto permite observar a los candidatos en diferentes situaciones y comparar perfiles con criterios comunes.

¿Cómo funciona un recruiting day?

Aunque el nombre pueda sugerir que todo empieza y termina ese mismo día, en la práctica suele existir trabajo previo. El departamento de recursos humanos define las vacantes, establece los criterios de evaluación, capta candidatos y, cuando es necesario, realiza una primera criba.

Los perfiles seleccionados son convocados posteriormente en una jornada en la que pueden pasar por distintas pruebas y entrevistas. El formato dependerá del puesto y del objetivo de contratación.

Un recruiting day puede organizarse siguiendo estas fases:

1. Definición de perfiles y vacantes. La empresa concreta qué profesionales necesita incorporar y qué competencias va a evaluar.
2. Captación y preselección. Se difunde la convocatoria y se revisan las candidaturas para decidir quién participa en la jornada.
3. Presentación de la empresa. Los candidatos conocen el proyecto, la cultura, los equipos y las condiciones principales de las vacantes.
4. Evaluación. Pueden realizarse entrevistas, dinámicas de grupo, pruebas técnicas, casos prácticos o role plays.
5. Entrevistas individuales. Los perfiles que encajan mejor pueden mantener una conversación más profunda con Recursos Humanos o con responsables del área.
6. Valoración y siguientes pasos. El equipo evaluador compara los resultados y decide qué candidatos continúan en una última fase.

Por tanto, organizar un recruiting day exige algo más que reunir a varios candidatos en una sala. Hay que definir qué competencias se quieren evaluar, elegir las pruebas adecuadas y establecer criterios comunes para comparar los resultados. Una dinámica de grupo, por ejemplo, aporta poco si no está diseñada para observar habilidades relacionadas con el puesto.

Para quienes trabajan o quieren especializarse en esta área, el Curso de Reclutamiento y Selección de Personal de INESEM permite profundizar en las principales técnicas de reclutamiento y selección, así como en las herramientas que intervienen en estos procesos. Una formación especialmente vinculada a tareas como la criba de candidatos, las entrevistas o el diseño de procesos de selección.

¿Cuándo interesa organizar un recruiting day?

Este formato resulta especialmente útil cuando una organización necesita evaluar a varios candidatos en poco tiempo o quiere concentrar recursos para acelerar determinadas contrataciones.

Puede tener sentido, por ejemplo, ante:

• la apertura de una nueva tienda, oficina o centro de trabajo;
• la contratación simultánea para varias vacantes;
• campañas estacionales o aumentos puntuales de plantilla;
• programas de incorporación de perfiles junior o recién titulados;
• procesos para puestos comerciales o de atención al cliente;
• búsqueda de perfiles con competencias similares;
• eventos específicos de captación de talento.

No obstante, el recruiting day también puede adaptarse a procesos más especializados. Lo importante no es únicamente el número de vacantes, sino que concentrar las evaluaciones aporte eficiencia y permita comparar a los candidatos con criterios homogéneos.

¿Qué pruebas se hacen en un recruiting day?

Las actividades deben responder a las competencias que realmente exige el puesto. Incluir una dinámica porque resulta atractiva o diferente aporta poco si después no permite evaluar ninguna habilidad relacionada con el trabajo.

Entre las pruebas más habituales pueden encontrarse:

• Entrevistas breves: permiten conocer motivaciones, experiencia y disponibilidad.
• Dinámicas de grupo: ayudan a observar comunicación, colaboración, negociación o liderazgo.
• Role plays: simulan situaciones profesionales, como atender a un cliente o resolver una incidencia.
• Casos prácticos: plantean un problema relacionado con las funciones reales del puesto.
• Pruebas técnicas: sirven para comprobar conocimientos específicos.
• Entrevistas con responsables de área: permiten profundizar en el encaje profesional y en las funciones concretas del puesto.

Ventajas del recruiting day para las empresas

Concentrar varias fases del proceso puede aportar ventajas tanto operativas como relacionadas con la experiencia del candidato.

Reduce los tiempos del proceso de selección

Una de sus principales ventajas es la posibilidad de concentrar entrevistas y evaluaciones.De esta forma, recude el time-to-hire (tiempo de contratación), concentrando etapas que normalmente le llevaría al equipo de recursos humanos semanas (primeras entrevistas, pruebas técnicas, evaluación de fit cultural,etc.) en unas pocas horas.

Permite evaluar competencias en situaciones prácticas

Al poner a los aspirantes a prueba mediante dinámicas de grupo, resolución de casos prácticos o simulaciones de roles, es posible observar en tiempo real sus habilidades blandas (soft skills) como la comunicación, el trabajo en equipo, la negociación, la resolución de problemas o la orientación al cliente. Además, al contar con varios reclutadores observando al mismo grupo en igualdad de condiciones, se reducen los sesgos individuales y se facilita la comparación directa entre perfiles.

Puede reforzar el employer branding

Un recruiting day también es un punto de contacto clave para reforzar el employer branding de la empresa frente a los posibles futuros empleados. La jornada le ofrece a los participantes una experiencia transparente, dinámica y con respuesta rápida, permitiéndoles además conocer las instalaciones, interactuar con sus futuros compañeros y vivir en primera persona el ambiente de trabajo de la compañía. Esto genera un recuerdo positivo de la empresa, incluso entre aquellos profesionales que no terminan siendo elegidos. Eso sí, si la experiencia es mala, también puede producir el efecto contrario.

Desventajas y riesgos de un recruiting day

Aunque este proceso ofrece grandes beneficios para la marca empleadora, también conlleva riesgos y limitaciones importantes que debemos revisar:

Además, las dinámicas grupales pueden favorecer a candidatos que se desenvuelven mejor en contextos sociales aunque esa característica no sea determinante para el puesto. De ahí que sea importante no convertir una única prueba en el criterio definitivo de selección.

Recruiting day, assessment center y job dating: ¿son lo mismo?

Aunque comparten algunas características, responden a objetivos diferentes.

Un Recruiting Day puede incorporar técnicas propias de un Assessment Center, pero ambos conceptos no son equivalentes. La diferencia está en el objetivo: el Recruiting Day organiza el proceso alrededor de una jornada de contratación, mientras que el Assessment Center es una metodología de evaluación de competencias.

Cómo organizar un recruiting day paso a paso

Para que la jornada realmente ahorre tiempo, buena parte del trabajo debe realizarse antes. Estos son los elementos que conviene preparar:

• Define las vacantes: cuántas incorporaciones necesitas y para qué puestos.
• Establece las competencias: determina qué conocimientos y habilidades deben demostrar los candidatos.
• Diseña las pruebas: cada actividad debe medir algo relacionado con el puesto.
• Crea criterios de evaluación comunes: utiliza rúbricas o escalas que permitan comparar resultados.
• Selecciona a los evaluadores: combina profesionales de Recursos Humanos con responsables de las áreas implicadas cuando sea necesario.
• Organiza la agenda: evita tiempos de espera excesivos y explica a los participantes cómo se desarrollará la jornada.
• Cuida la experiencia del candidato: informa sobre las vacantes, las condiciones y los siguientes pasos.
• Analiza los resultados: revisa las valoraciones de todos los evaluadores antes de tomar una decisión.

El recruiting day sigue teniendo sentido en los procesos de selección actuales

La digitalización permite automatizar partes del reclutamiento, filtrar candidaturas y realizar entrevistas a distancia, pero eso no elimina el valor de observar cómo una persona responde ante una situación profesional o interactúa con un equipo.

Precisamente ahí está el interés del Recruiting Day: concentrar el proceso sin reducirlo únicamente al currículum. Bien diseñado, permite acelerar contrataciones y obtener información sobre los candidatos a través de diferentes pruebas y situaciones.

La clave no está en hacer muchas entrevistas en pocas horas, sino en decidir previamente qué necesita evaluar la empresa y cuál es la mejor forma de comprobarlo. Cuando cada dinámica responde a ese objetivo, el Recruiting Day deja de ser simplemente un evento de selección para convertirse en una herramienta útil dentro de la estrategia de captación de talento.

Preguntas frecuentes sobre el Recruiting Day