¿Como eliminar saldos de años anteriores sin movimiento?

Los saldos de ejercicios anteriores sin movimiento pueden distorsionar la información contable de cualquier empresa. Seguro que si eres contable te has encontrado en muchas ocasiones con saldos que se arrastran de ejercicios anteriores y que, por diferentes motivos, no presentan movimientos en los ejercicios posteriores. Estos saldos pueden corresponder tanto a cuentas deudoras como acreedoras y, en muchos casos, generan distorsiones en la información financiera, dificultando la presentación clara y fiable de los estados financieros.

La normativa contable y fiscal exige que los saldos reflejados en la contabilidad correspondan a derechos u obligaciones reales. Esto significa que, mantener cuentas con saldos antiguos sin fundamento documental puede suponer un riesgo tanto si debes pasar una auditoría o lo que es peor, una inspección tributaria.

En este artículo pretendemos explicarte  qué cuentas contables suelen acumular este tipo de saldos, cómo se pueden eliminar correctamente mediante asientos contables y qué repercusiones fiscales pueden tener dichas eliminaciones, tanto en cuentas deudoras como acreedoras.

¿Qué cuentas contables suelen arrastrar saldos de ejercicios anteriores sin movimiento?

Los saldos sin movimiento provienen generalmente de operaciones mal registradas, conciliaciones incompletas o errores administrativos que no fueron depurados en su momento. Entre las cuentas más comunes que presentan esta situación destacan:

• Cuentas a cobrar a clientes y deudores (430, 440): se trata de facturas antiguas no cobradas que ya fueron canceladas, incobrables o registradas por duplicado.
• Anticipos a proveedores (407, 409): pagos a cuenta que nunca se compensaron con facturas emitidas.
• Préstamos a socios o partes vinculadas (550, 551, 552): importes entregados sin justificación clara o sin devolución.
• Cuentas a pagar a proveedores y acreedores (400, 410): facturas registradas y canceladas, pero que no se dieron de baja correctamente.
• Acreedores varios (465, 475, 555): saldos relacionados con retenciones, impuestos, acreedores o provisiones que nunca se regularizaron.
• Cuentas transitorias (555, 551): usadas en conciliaciones o ajustes y que quedaron con saldo sin identificar.

Como comentamos, la permanencia de estos saldos puede deberse a motivos diversos como:

• Falta de conciliación bancaria o documental.
• Falta de depuración de cuentas al cierre del ejercicio.
• Desconocimiento o descuido en la contabilidad.
• Confusión entre errores contables y operaciones reales.

Cuentas deudoras de años anteriores que arrastran saldos sin movimientos ¿cómo eliminarlas?

Asiento contable para depurar cuentas deudoras

Cuando los saldos corresponden a cuentas deudoras (clientes, anticipos, préstamos a socios, etc.), la empresa reconoce un derecho que en la práctica ya no existe. Atendiendo a la Norma 22 de Registro y valoración, para eliminarlos se debe realizar un asiento de regularización o cancelación en el que se traslade el saldo a una cuenta de gasto extraordinario o de pérdidas del ejercicio.

Ejemplo:
Supongamos que existe un saldo pendiente en la cuenta 430 Clientes por 5.000 €, registrado en 2019, que nunca se cobró ni se documentó y que ya es incobrable o inexistente.

El asiento contable sería:

En caso de que no se trate de un cliente sino de un anticipo a proveedor u otra cuenta deudora, se utiliza el mismo criterio, llevando el importe a una cuenta de gasto del ejercicio que refleje la pérdida.

Repercusión fiscal

Eliminar una cuenta deudora puede tener impacto fiscal en dos sentidos:

1. Deducibilidad del gasto:
   • Si se trata de un crédito incobrable frente a clientes, la normativa fiscal (por ejemplo, el artículo 13 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades) permite deducir la pérdida siempre que se cumplan ciertas condiciones: que haya transcurrido un plazo superior a 6 meses desde el vencimiento, que el deudor esté en concurso o que haya una reclamación judicial.
   • Si no se cumplen estas condiciones, la pérdida no será deducible fiscalmente y deberá realizarse un ajuste extracontable positivo en la liquidación del impuesto.
2. Impacto en resultados:
   • El gasto reduce el resultado contable, pero si no es fiscalmente deducible, no disminuirá la base imponible del impuesto sobre sociedades.

En resumen, contablemente se elimina el saldo, pero fiscalmente se debe analizar cada caso para determinar si la pérdida es deducible o no.

Cuentas acreedoras que arrastran saldos sin movimientos ¿cómo eliminarlas?

Asiento contable para depurar cuentas acreedoras

En el caso de saldos acreedores (proveedores, acreedores varios, impuestos a pagar, etc.), la empresa refleja una obligación que ya no existe. Mantener estas cuentas supone un riesgo porque da la impresión de que la empresa aún debe dinero. Para cancelarlas se debe trasladar el saldo a una cuenta de ingresos extraordinarios o resultados del ejercicio.

Ejemplo:
Supongamos que existe un saldo en la cuenta 400 Proveedores por 3.000 €, correspondiente a una factura que ya se pagó pero no se dio de baja contablemente.

El asiento contable sería:

De igual forma, si se trata de un impuesto registrado en exceso o un anticipo recibido que ya no corresponde, se aplica la misma lógica, llevándolo a ingresos del ejercicio.

Repercusión fiscal

Eliminar cuentas acreedoras tiene un efecto distinto al de las deudoras:

1. Tratamiento fiscal del ingreso:
   • Los importes cancelados se reconocen como ingreso contable y, en la mayoría de los casos, también como ingreso fiscal.
   • Esto incrementará la base imponible del impuesto sobre sociedades o el resultado de la declaración de renta, salvo que exista algún ajuste específico (por ejemplo, cuando se trata de pasivos prescritos por normativa fiscal).
2. Prescripción de la deuda:
   • En algunos casos, la deuda puede estar prescrita (por ejemplo, después de 5 años en el caso de proveedores). Si la empresa nunca será reclamada por ese importe, el ingreso se considera firme y tributa.
   • Si, por el contrario, existe riesgo de que el acreedor reclame el importe, lo recomendable es mantener la provisión hasta que venza el plazo de prescripción legal.

En síntesis, la cancelación de saldos acreedores incrementa el resultado fiscal y genera un mayor pago de impuestos, salvo que exista una excepción regulatoria.

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