Actualmente para la mayoría de nosotros el e-mail se ha convertido en la manera más común de comunicarnos en muchos ámbitos, especialmente el profesional y comercial, por lo que es muy importante saber escribir un email formal.
Aunque por lo general los e-mail no son tan formales como solían ser las cartas, es muy importante cuidar nuestra expresión y la presentación de la información si queremos dar una buena imagen al receptor.
Pasos para escribir un email en inglés
En primer lugar debemos saludar adecuadamente. El saludo que elijamos en el caso de escribir un email formal dependerá de si conocemos o no el nombre de la persona a la que nos dirigimos.
Si no conocemos el nombre del receptor:
- Dear Sir or Madam,
- To whom it may concern,
Si conocemos el nombre del receptor:
- Dear Mr. (seguido del apellido)
- Dear Ms.
A continuación, en el caso de que recibamos respuesta a un e-mail previo, debemos agradecerlo:
- Thank you for your (prompt) reply.
- Thank you for contacting me.
De no ser así, el primer paso será presentarnos y explicar el motivo de nuestra comunicación o referirnos a alguna comunicación previa. Para ello, podemos utilizar expresiones como:
- My name is Natalia Álvarez. I am writing to enquire about…
- I am writing with reference to your e-mail…
- I am writing in response to…
- I am contacting you as…
Recuerda no utilizar contracciones como I’m, don’t, etc.
Si necesitamos algún tipo de actuación por parte de nuestro interlocutor, podemos pedirlo de manera formal con expresiones del tipo:
- I would appreciate it if you…
- I would be grateful if you could…
- I was wondering if you could…
En función de la situación también es posible que debamos:
Pedir disculpas: I would like to apologize for …
Rechazar un ofrecimiento: Unfortunately, I will not be able to …
O mencionar algún documento adjunto: Please refer to the attached document.
Antes de terminar el e-mail formal puedes agradecer al receptor una vez más su atención o indicarle tu disposición:
- Thank you for your cooperation.
- Thank you for your consideration.
- Should you have any questions, please do not hesitate contact me.
- If you have any questions or concerns do not hesitate to let me know.
- I look forward to hearing from you.
Finalmente, para despedirnos utilizaremos diferentes expresiones si conocemos o no al receptor:
Si no conocemos el nombre del receptor: Yours faithfully
Si conocemos el nombre del receptor: Your sincerely
Por último, antes de escribir un mail en inglés, ten en cuenta que es mejor ser directo, claro y conciso que escribir un email formal largo y enrevesado. Asegúrate de que las ideas están bien organizadas (utiliza firstly, secondly, etc. si fuera necesario) y recuerda revisar la ortografía antes de enviarlo.
