Redactar emails en inglés

Un creciente número de personas se comunica por email en su entorno laboral a diario, con sus empleados, sus jefes, sus colegas, sus clientes…
Hoy veremos cómo redactar emails en inglés, pero nos centraremos en la redacción formal, la que debemos usar en ámbitos laborales y de negocios.
Hay que tomar en consideración que los emails que enviamos dicen mucho sobre nosotros, es nuestra imagen profesional la que está en juego. Es por esto que es crucial observar ciertas convenciones a la hora de escribir un email con éxito, y hoy queremos aportar algunas claves:
El secreto para escribir un buen email formal en inglés es usar frases apropiadas para el contexto con fluidez y de este modo siempre daremos la impresión de tener un mejor dominio del idioma. Por ello,  para evitar la fatídica tendencia que existe a veces a “calcar” y  a traducir directamente desde el español, es fundamental aprender frases, expresiones y fórmulas que podamos utilizar en diversas situaciones y que suenen naturales en inglés.

Expresiones y frases generalmente usadas para redactar emails en inglés

El saludo o encabezamiento

Al dirigirnos a nuestro destinatario, le daremos el tratamiento que resulte más apropiado, Mr, Mrs, Miss, Ms, o Dr, aunque hay que decir que cada vez está más extendido el uso del neutro Ms, que nos evitará confusiones. Nunca usaremos el nombre de pila a no ser que seamos específicamente autorizados para ello por la otra persona.
Si no sabemos el nombre del destinatario:
Dear Sir/Dear Madam
Dear Sales Manager (job title) – cargo
Si sabemos el nombre, lo usaremos acompañado del tratamiento adecuado:
Dear Mr Smith
Dear Dr Smith
Dear Ms Smith
Dear Mrs Smith (married)
Si se conoce a alguien bien o existe cierta familiaridad:
Dear John
Hi John

Frases de Introducción

With reference to your e-mail of 12 January
Further to our discussion last week
How are you?

Motivo del email

We are writing to…
Just a short e-mail to request / confirm / inform you that / ask if / clarify…

Dar buenas noticias

We are delighted to confirm that…
You will be pleased to hear that…
We are pleased to inform you that…

Adjuntar archivos

Please find attached / enclosed…
I’m attaching…/I’ve attached…

Pedir información

Could you let us know whether / if…
We would be interested to know whether / if…
Would you please send me…
Could you please send further details of…

Pedir disculpas

We were very sorry to hear that…
We apologize for…

Agradecer

We would like to express our sincere thanks for…
We’d like to thank you for…
Thank you once again for your help.

Frases de cierre

We would like to thank you in advance.
I/We look forward to hearing from you.
If you have any further questions, please contact me by e-mail.

Frases de despedida

Yours Faithfully (muy formal)
Sincerely (Yours)
Sincerely (Yours)
(Best/Kind) Regards