El Compliance Officer es el responsable de crear y administrar la estrategia de cumplimiento penal de la organización, abarcando desde la determinación de su estructura general hasta la adecuación de los procesos internos.
Este sujeto debe ser capaz de ajustar tales procedimientos asegurando que los programas de cumplimiento normativo de la organización sean eficaces y permitan identificar, prevenir, detectar y corregir las posibles deficiencias que pueden proliferar en la actividad diaria de la organización.
Es cierto que nos puede surgir la duda sobre el perfil que ha de tener un responsable del cumplimiento normativo. En este caso, el perfil profesional más idóneo -pero no excluyente- es el de abogado, pues reúne una serie de cualidades o conductas idóneas, como, por ejemplo, el conocimiento de la normativa y de sus obligaciones legales, lo que le permite interpretarlas más fácilmente y ajustar las estrategias y procedimientos internos en torno a tales disposiciones.
En ninguna circunstancia, el papel de Compliance Officer deberá centrarse en la implementación de medidas o estrategias defensivas que garanticen la defensa de la organización en el caso de incumplimiento.
Con esta idea queda claro que su papel es como mero garante, encargado de asegurar el cumplimiento de tales funciones desde una posición activa.
Funciones del Compliance Officer
1. Gestión de los modelos de prevención de delitos
Como función principal, el Compliance Officer deberá supervisar el funcionamiento y cumplimiento efectivo del programa, pues su eficacia se configura como uno de los requisitos indispensables para asegurar la aplicación de la eximente a la persona jurídica.
Asimismo, dentro de esta actividad, podemos hacer especial mención a dos tareas o funciones inherentes:
a. Supervisar el funcionamiento del modelo
Entre sus obligaciones principales, podemos destacar la comprobación del mapa de riesgos para así verificar su adecuación, respecto de la valoración realizada.
Estamos ante la función principal, pues es aquí donde la figura del Compliance Officer adquiere un mayor protagonismo ya que deberá asesorar e informar a la organización en toda toma de decisiones que pudieren tener relevancia en la organización interna.
Por ende, deberá inculcar a los trabajadores la importancia de cumplir con el programa de cumplimiento normativo y asegurarse de que éstos comprenden el papel que jugarán como responsables de que fluya la información desde los ámbitos que presentan un mayor grado de exposición al riesgo en cuestión.
b. Vigilar y controlar la actividad de los trabajadores
Una vez analizado el papel de los trabajadores en el cumplimiento normativo, debemos destacar una función totalmente contraria a la actividad del Compliance Officer: supervisar al personal de la compañía.
No solo nos limitaremos a controlar al personal que mantiene una relación laboral o de dependencia con la organización, sino que, además, incluiremos al personal encargado de la dirección del órgano de administración, garantizando así su sometimiento al control del Compliance Officer y al cumplimiento de las medidas de prevención. Sobre todo, esta función adquiere una mayor relevancia si lo relacionamos con el grado de satisfacción de los representantes cuando, a la hora de tomar determinadas decisiones empresariales, cuenten con la aprobación del responsable de cumplimiento normativo.
2. Formar e informar
Deberá divulgar entre el personal de la empresa el contenido del programa de cumplimiento normativo. Concretamente, deberá ser comunicado al personal encargado de las áreas más expuestas, tales como: el departamento tecnológico, financiero, recursos humanos o laboral, etc.).
Además, deberá garantizarse la formación del personal de forma interna o externa, responsabilizándose el Compliance Officer de la adecuación de los contenidos y de la formación en general respecto de las funciones inherentes al área y actividad del personal en cuestión.
3. Revisión y modificación del modelo
La actividad del Compliance Officer no se centra en una única acción, sino que deberá extenderse en el tiempo ya que la normativa exige del cumplimiento efectivo del programa y, evidentemente, resulta imposible garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales, cuando el contexto actual favorece la proliferación de medidas y actuaciones desleales.
Sin embargo, tales “novedades” no se deben -al menos en la mayoría de casos- al surgimiento de nuevos métodos fraudulentos, sino que surgen tras modificaciones de los textos legales aplicables o por otras causas que pudieren afectar a la responsabilidad penal de la entidad.
4. Gestión de Canales de Denuncias
Tales sistemas permitirán al Compliance Officer conocer las anomalías en el programa legal, garantizando un papel más activo de éste en la modificación, seguimiento y eficacia del programa.
No obstante, tales canales pueden gestionarse de forma externa, como sucede en otros países pero siempre resultará más aconsejable que la supervisión e investigación sea llevada a cabo por el Compliance Officer.
Ejemplos sobre la importancia del Compliance Officer en la responsabilidad penal de las personas jurídicas
I) Trabajador en empresa textil vierte residuos en el río que se encuentra a 15 metros de la empresa. En este caso, se produce un delito contra los recursos naturales y el medio ambiente imputable a la persona jurídica.
Asimismo, si la persona jurídica hubiere implementado un programa -EFICAZ- de cumplimiento normativo, habría aumentado las posibilidades de que la persona jurídica quedase exenta de responsabilidad penal.
II) Denuncia a una empresa por parte de los vecinos que residían en la comunidad situada en el mismo edificio, debido al ruido de los trabajadores.
En este caso, la responsabilidad de la entidad se debe a la falta de control y vigilancia de los responsables, pese a haber realizado las reformas necesarias para garantizar el descanso de los vecinos.
Aquí, queda aun más clara la responsabilidad de la organización al no contar con un programa de cumplimiento que hubiere formado a los trabajadores o investigase y trasladase tales denuncias a la dirección.
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