¿Cómo contabilizar una factura en el Registro Mercantil?

Si llevas la contabilidad de una empresa, tarde o temprano te tocará contabilizar una factura del Registro Mercantil.  Y es que todas las empresas tienen una serie de obligaciones, periódicas o no, en el Registro que les va a suponer contabilizar un gasto.

Aunque son muchos los conceptos por los que el Registro Mercantil nos puede hacer una factura, nosotros nos vamos a centrar en aquellos relacionados con las obligaciones contables.

Obligaciones contables con el Registro Mercantil

 Si te dedicas a la contabilidad sabes que tienes dos citas periódicas importantes con el Registro Mercantil. Una en el mes de abril y otra en julio.

• La legalización de los libros deberás realizarla en el Registro en el mes de abril. Llevaremos nuestros libros diarios y de inventario y balances para precintar toda la información contable y que no se pueda modificar una vez cerrado el ejercicio.
• El depósito de cuentas deberás hacerlo en el mes de julio. Deberás depositar el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. Recuerda que si eres gran empresa, además deberás incluir el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.

Estas dos citas, junto a otras operaciones como certificaciones, o solicitud de notas simples, suponen el pago al Registro de una factura que nos interesa saber cómo debemos contabilizar.

Contabilidad de un gasto con retención o sin retención

A la hora de pagar el gasto facturado por el Registro debemos tener cuidado si la factura nos la hacen con retención o sin retención.

Si somos profesionales o empresarios, estaremos obligados a practicar retención en la factura que nos presente el Registro. En caso contrario, la factura la emitirán sin retención.

Si contabilizamos un gasto sin retención, el apunte no supone ningún problema, pues basta con anotar el gasto en el debe con su IVA correspondiente y en el haber la cuenta acreedora.

Por el contrario, cuando el acreedor que me presta un servicio es profesional en la factura incluye una retención a cuenta del IRPF que le debemos realizar. Esta es la situación que nos encontramos en el caso de la factura del Registro Mercantil

Supongamos que debemos contabilizar una factura con los siguientes datos:

• Precio del servicio: 100 euros.
• IVA al 21%: 21 euros.
• IRPF al 19%: – 19 euros.
• Total factura: 102 euros.

La retención que nosotros le practicamos la reflejamos en una cuenta acreedora con Hacienda, que es la misma que se utiliza en las retenciones por IRPF practicado a los trabajadores, pero en lugar de ser la contrapartida de la (623) Servicios profesionales, será de la (640) Sueldos y salarios. Esta cuenta debemos abonarla nosotros a Hacienda.

Contabilidad de una factura del Registro Mercantil con retención

Al recibir la factura del Registro estamos obligados a practicar una retención que ya aparece descontada y mostrada en la factura que emite. Son retenciones que se deberán declarar en el modelo 111 a no ser que la sociedad esté inactiva. En este caso habrá que solicitar al Registro que no practique retención.

Ejemplo

Supongamos que legalizamos nuestros libros en el  Registro Mercantil de Granada y nos emite la siguiente factura

• Precio del servicio: 40 euros.
• IVA al 21%: 8,40 euros.
• IRPF al 19%: – 7,60 euros.
• Total factura: 40,80 euros.

a) Contabilidad desde el punto de vista del cliente:

b) Contabilidad desde el punto de vista del Registro

 Provisión de fondos

En normal que, en algunas operaciones,  el Registro Mercantil  nos solicite una provisión de fondos antes de saber con exactitud cuánto será el importe del gasto que le debemos pagar.

Para saber cómo contabilizarla, debemos ir a la Resolución del BOICAC de 16 de marzo de 1994 sobre el Tratamiento de las provisiones de fondos para la realización de determinados servicios” dice:

“… La segunda cuestión planteada, se realiza sobre la posibilidad de emplear cuentas de anticipos para registrar las provisiones de fondos previas a la realización de determinados servicios. Efectivamente, esta debe ser la forma de registrar estos movimientos de tesorería, que serán registrados en la partida de gasto correspondiente cuando se lleve a cabo la realización del servicio contratado.”

Según esto podemos pensar que de igual manera que existen los anticipos de remuneraciones (460), los anticipos a proveedores (407) puede existir una cuenta que podría llamarse “anticipos a acreedores por prestación de servicios” (417).

El funcionamiento sería el siguiente:

Entregamos una provisión de fondos al abogado por 1.000 euros.

Supongamos que un mes más tarde nuestro abogado nos pasa la factura con el siguiente detalle. Para simplificarlo lo hacemos sin retención.

• Precio del servicio: 1.200 Euros
• Anticipo recibido: (1.000)
• Total: 200 Euros
• IVA: 42 Euros
• Total Factura: 242 Euros