Un recibo de pago es un documento mercantil que justifica el abono de una transacción. Suele hacerse en efectivo, mediante una operación bancaria o con la entrega de un pagaré o cheque. Los recibos de pago se pueden encontrar en talonarios a la venta en cualquier papelería, aunque también se pueden realizar manualmente. Los programas de gestión comercial o contable cuentan ya con apartados que realizan la emisión de recibos directamente desde las previsiones de cobros.
Aunque no es un documento obligatorio entre empresas, supone un soporte documental perfectamente válido y que sirve como prueba ante cualquier disputa legal. En el Máster en Contabilidad y Finanzas que ofrece el Instituto Europeo de Estudios Empresariales (INESEM), estudiaras en profundidad estos conceptos.
Datos imprescindibles del recibo de pago
Normalmente, en los talonarios de los recibos de pago y en los que son emitidos de manera informática, aparecen todos los campos necesarios para que el documento tenga la validez legal pertinente. Pero como también se pueden hacer los recibos de pago de manera manual. Por ello es importante conocer los campos que no pueden faltar.
En primer lugar, es conveniente que se le ponga un título al documento en modo de encabezado donde se indique que se trata de un recibo. Si, además, cuenta con una numeración, mucho mejor. Para el control en una empresa, por ejemplo, este dato puede ser muy útil en el momento de la trazabilidad.
Otro campo que es indispensable rellenar es el relativo a la expedición, indicando tanto la fecha como el lugar geográfico donde se ha expedido el recibo de pago.
A continuación, el grueso del recibo estará compuesto tanto por el importe del pago realizado como por los datos del que entrega el dinero y lo recibe. En relación con el importe, es conveniente que aparezca de dos formas. Por un lado, las cifras correspondientes a la cantidad entregada, así como el importe escrito. La razón de indicarlo de estas dos maneras es la misma que en los casos de cheques y pagares, en los que prevalece la cantidad escrita a las cifras en caso de conflicto o diferimiento.
En cuanto a los datos nominativos, es importante reflejar los que correspondan tanto a la persona o entidad que entrega el dinero como del que lo recibe. Para ello, además de plasmar la firma, se deben de indicar los datos de identificación fiscal numéricos y el domicilio.
Un último detalle a tener en cuenta es que el recibo de pago debe de emitirse por duplicado, de manera que tanto el que lo emite como el que lo reciba pueda quedarse con una copia del mismo.
Diferencias entre la factura y el recibo de pago
En el ámbito empresarial, muchas entidades no emiten recibos de pago, sino que directamente entregan la factura a los clientes en el momento que abonan sus compras o los servicios recibidos. Esta factura puede ser física o con formato digital o electrónico.
Aunque un documento no sustituye al otro, ante la Agencia Tributaria solo tiene validez la factura como documento que justifica la deducción del gasto y su aplicación en el Impuesto sobre el Valor Añadido.
Legalmente, la factura solo puede acreditar una prestación de servicios o una entrega de un bien. Sin embargo, el recibo de pago sí acredita el pago de la transacción llevada a cabo, entregándose en el momento de materializar esa compensación.
Cuando se entrega una factura, como esta no supone que la operación esté saldada, en ella se puede indicar fecha y el método en el que se va a producir el pago de la misma.
Validez legal del recibo de pago
Desde un punto de vista legal, el documento del recibo de pago supone el reconocimiento de la extinción de una obligación contraída.
Siempre que el recibo cumpla con los requisitos formales antes comentados, puede ser un documento válido ante discrepancias sobre posibles deudas no resueltas como elemento de prueba de la transacción.
Tipos de recibos de pago
Como hemos comentado, los recibos pueden tener diversos formatos al poder ser emitidos de manera manual, informática o usando talonarios. No obstante, nos podemos encontrar con diversos tipos de recibos.
Por un lado, están los recibos de caja de egreso o de pago, que son los que se expiden en una empresa cuando se realiza una salida de dinero de caja o de banco, con el objetivo de justificar la compra de bienes o servicios, o incluso el pago de una obligación financiera.
Un ejemplo de recibo de egreso o de pago, puede ser el que emite una empresa a un trabajador cuando le entrega dinero en concepto del pago de la nómina.
También están los recibos de caja de ingreso. En este caso, el documento justifica la entrada de dinero en caja o en banco por la venta de un bien, la prestación de un servicio o incluso el cobro de una obligación financiera.
El ejemplo claro en estos casos sería el recibo que emite la máquina de TPV cuando pagamos con tarjeta en un establecimiento.
Con estas pautas, podrá emitir documentos de recibos de pago que serán perfectamente válidos ante cualquier situación.
