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Coordinación de actividades empresariales

Aspectos básicos sobre la Coordinación de actividades empresariales (CAE)

21/09/2022
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En el siguiente artículo, abordaremos diferentes aspectos de la coordinación de actividades empresariales (en adelante CAE). ¿No sabes por qué debería interesarte? Dada la importancia y extensión de esta práctica entre la mayoría de las organizaciones en los últimos años. ¡Empezamos!

Las empresas en su día a día, pueden llegar a albergar cientos de trabajadores a través de la subcontratación de tareas o determinados trabajos. Es tal la importancia que los responsables de PRL deben controlar diversos aspectos. Por ejemplo, la entrada y salida de trabajadores, la aptitud de los mismos o garantizar que los trabajos que se desarrollan se lleven a cabo con las máximas medidas de seguridad y salud. Para todo ello, una de las claves es, sin duda, la CAE. Gracias a la coordinación de actividades empresariales se tienen controladas las diferentes situaciones que pueden darse.

¿Qué es la coordinación de actividades empresariales?

El Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST) define la CAE de la siguiente forma :

“La coordinación de actividades empresariales consiste en poner en práctica los medios más adecuados para que, cuando los trabajadores de dos o más empresas coincidan en un mismo centro de trabajo, estas puedan cooperar entre sí con objeto de que dicha concurrencia de actividades no repercuta en la seguridad y la salud de los trabajadores

Es necesario contemplar los riesgos del centro y de su actividad, los de los trabajos efectuados por cada una de las empresas concurrentes, más los generados por la concurrencia de las mismas.”

Es importante indicar que la norma que regula en España la CAE en las organizaciones es el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero. En él, se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.

Este Real Decreto es el marco legislativo principal en el que se basa toda la legislación en materia de Coordinación de actividades empresariales. Establece las actuaciones y obligaciones para todas las empresas concurrentes en el centro, para el empresario titular y para el empresario principal.

Conceptos básicos de la CAE

Es importante conocer los diferentes conceptos en materia de CAE que el propio R.D establece como definición. Estos son:

  • El centro de trabajo: Cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban permanecer o a la que deban acceder por razón de su trabajo. Es el área definida en el contrato, donde la empresa contratista realizará la actividad que se le contrata.
  • Un empresario titular: La persona que tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro de trabajo. Es decir, quien tiene el dominio del centro y además lo dirige y controla.
  • El empresario principal: el empresario que contrata o subcontrata con otros la realización de obras o servicios correspondientes a su propia actividad y que se desa­rrollan en su propio centro de trabajo. Puede ser a su vez el empresario titular.
  • La empresa concurrente: Se considera empresa concurrente a cada una de las empresas contratistas, subcontratistas o trabajadores autónomos que intervienen simultáneamente en el mismo centro de trabajo durante la ejecución de las actividades.

¿Qué situaciones pueden dar lugar a la CAE?

A continuación vamos a analizar las diferentes situaciones que nos podemos encontrar en el día a día en relación con la CAE. De este modo podemos tener tres tipos de concurrencia. Por un lado, la concurrencia de trabajadores de varias empresas en un mismo centro de trabajo. Por otro lado, la concurrencia de trabajadores de varias empresas en un mismo centro de trabajo del que un empresario es titular. Por último, la concurrencia de trabajadores de varias empresas en un mismo centro de trabajo cuando existe un empresario principal.

¡Vamos a conocerlas una a una!

Concurrencia de trabajadores de varias empresas en un mismo centro de trabajo

¿Qué es la concurrencia de trabajadores de varias empresas en un mismo sitio de trabajo? Esta situación se produce cuando trabajadores de dos o más empresas desarrollan actividades en un mismo centro de trabajo. En este sentido, las empresas deberán cooperar en la aplicación de la normativa de prevención de riesgos laborales. Dicho deber será de aplicación a todas las empresas y trabajadores autónomos concurrentes en el centro de trabajo, existan o no relaciones jurídicas entre ellos.

Las empresas concurrentes deberán informarse recíprocamente sobre los riesgos específicos de las actividades que desarrollen en el centro de trabajo. Sobre todo, si pueden afectar a los trabajadores de las otras empresas concurrentes en el centro. En particular sobre aquellos que puedan verse agravados o modificados por circunstancias derivadas de la concurrencia de actividades.

La información deberá ser suficiente y habrá de proporcionarse antes del inicio de las actividades. En concreto, cuando se produzca un cambio en las actividades concurrentes que sea relevante a efectos preventivos y cuando se haya producido una situación de emergencia. Asimismo, se facilitará por escrito cuando alguna de las empresas genere riesgos calificados como graves o muy graves.

¿Y si se da un accidente laboral?

¿Y qué ocurre si tiene lugar un accidente laboral? Debes saber que, cuando, como consecuencia de los riesgos de las actividades concurrentes, se produzca un accidente de trabajo, el empresario deberá informar de aquél a los demás empresarios presentes en el centro de trabajo. Y esta comunicación de una situación de emergencia debe ser inmediata.

La información deberá ser tenida en cuenta por los empresarios concurrentes en el centro de trabajo en la evaluación de los riesgos y en la planificación de su actividad preventiva a las que se refiere el artículo 16 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales. Para ello, los empresarios habrán de considerar los riesgos que surjan o se agraven precisamente por las circunstancias de concurrencia en que las actividades se desarrollan.

Cada empresario deberá informar a sus trabajadores respectivos de los riesgos derivados de la concurrencia de actividades empresariales en el mismo centro de trabajo. En concreto, en los términos previstos en el artículo 18.1 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.

Al establecer los medios de coordinación se tendrá en cuenta el grado de peligrosidad de las actividades que se desarrollen en el centro de trabajo, el número de trabajadores de las empresas presentes en el centro de trabajo y la duración de la concurrencia de las actividades desarrolladas por tales empresas.

En esta situación y para que nos resulte más fácil su comprensión, podemos poner como ejemplo, un centro de negocios en el que concurren varias empresas en régimen de alquiler.

Concurrencia de trabajadores de varias empresas en un mismo centro de trabajo del que un empresario es titular

El empresario titular del centro de trabajo, además de cumplir las medidas establecidas indicadas en el apartado anterior y cuando sus trabajadores desarrollen actividades en el centro de trabajo, deberá adoptar, en relación con los otros empresarios concurrentes, las siguientes medidas:

  1. Deberá informar a los otros empresarios concurrentes sobre varios aspectos. Por ejemplo, los riesgos propios del centro de trabajo que puedan afectar a las actividades por ellos desarrolladas, las medidas referidas a la prevención de tales riesgos y las medidas de emergencia que se deben aplicar.
  2. Dicha información deberá ser suficiente y habrá de proporcionarse antes del inicio de las actividades. Sobre todo, cuando se produzca un cambio en los riesgos propios del centro de trabajo que sea relevante a efectos preventivos.
  3. Además, la información se facilitará por escrito cuando los riesgos propios del centro de trabajo sean calificados como graves o muy graves.
  4. Recibida la información, la responsabilidad recaerá sobre el empresario titular del centro de trabajo. Cuando sus trabajadores desarrollen actividades en él, deberá dar las instrucciones para la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo. Sobre todo, aquellas que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes y sobre las medidas que deben aplicarse cuando se produzca una situación de emergencia.
  5. Las instrucciones deberán ser suficientes y adecuadas a los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes y a las medidas para prevenir tales riesgos.
  6. Asimismo, estas instrucciones habrán de proporcionarse antes del inicio de las actividades y cuando se produzca un cambio en los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes que sea relevante a efectos preventivos.
  7. Por último, las instrucciones se facilitarán por escrito cuando los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes sean calificados como graves o muy graves.

¿Qué medidas se deben adoptar?

Las medidas que deben adoptar los empresario concurrentes, son:

  • Información recibida por el empresario titular sobre la evaluación de los riesgos y en la planificación de su actividad preventiva.
  • Instrucciones dadas por el empresario titular del centro de trabajo deberán ser cumplidas por los demás empresarios concurrentes.
  • Responsables de empresas concurrentes deberán comunicar a sus trabajadores respectivos la información y las instrucciones recibidas del empresario titular del centro de trabajo.
  • Las medidas anteriores serán de aplicación a todas las empresas y trabajadores autónomos que desarrollen actividades en el centro de trabajo. ¡Existan o no relaciones jurídicas entre el empresario titular y ellos!

¿Te ayudamos con un ejemplo? Imagina una tienda de alimentación en la que coexisten, en el mismo espacio, una empresa de mantenimiento y una empresa de limpieza, en horario de atención al público. Estas tres empresas deberán utilizar un mismo espacio, aunque su labor sea distinta.

Concurrencia de trabajadores de varias empresas en un mismo centro de trabajo cuando existe un empresario principal

En su condición de empresario principal y únicamente respecto de esta condición, se le exigen una serie de obligaciones, entendiendo que, por otro lado, si resultara también empresario concurrente y si fuera titular, deberá también cumplir las especificaciones señaladas en los anteriores apartados.

Además, como empresario principal, se deberá:

  • Vigilar el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de las empresas contratistas o subcontratistas de obras o servicios correspondientes a su propia actividad y que se desarrollen en su propio centro de trabajo.
  • Exigir a las empresas contratistas y subcontratistas, antes del inicio de su actividad en el centro de trabajo, que acrediten por escrito que han realizado, para las obras y servicios contratados, la evaluación de riesgos y la consecuente planificación de la acción preventiva.
  • Requerir que las empresas contratistas y subcontratistas le acrediten por escrito, antes del inicio de su actividad en el centro de trabajo que han cumplido sus obligaciones en materia de información y formación respecto de los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo.
  • Comprobar que las empresas contratistas y subcontratistas concurrentes en su centro de trabajo han establecido los necesarios medios de coordinación entre ellas.

En esta situación podríamos poner como ejemplo, una empresa de ingeniería que contrata actividades tales como diseño, montaje... que pueden ser considerados como actividad propia.

¿Qué medios se podrán destinar a la Coordinación de actividades empresariales?

¿Sabes cuáles son los medios de coordinación de las actividades empresariales?

Sin perjuicio de cualesquiera otros que puedan establecer las empresas concurrentes en el centro de trabajo, de los que puedan establecerse mediante la negociación colectiva y de los establecidos en la normativa de prevención de riesgos laborales para determinados sectores y actividades, se consideran medios de coordinación cualesquiera de los siguientes:

  • Intercambio de información y de comunicaciones entre las empresas concurrentes.
  • Celebración de reuniones periódicas entre las empresas concurrentes.
  • Reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud de las empresas concurrentes o, en su defecto, de los empresarios que carezcan de dichos comités con los delegados de prevención.
  • Impartición de instrucciones.
  • Establecimiento conjunto de medidas específicas de prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes o de procedimientos o protocolos de actuación.
  • Presencia en el centro de trabajo de los recursos preventivos de las empresas concurrentes.
  • Designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas.

¿Qué funciones y facultades tendrá la persona o personas encargadas de la CAE?

La persona o las personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas tendrán las siguientes funciones:

  • Favorecer el cumplimiento de los objetivos previstos en el artículo 3.
  • Servir de cauce para el intercambio de las informaciones que, en virtud de lo establecido en este real decreto, deben intercambiarse las empresas concurrentes en el centro de trabajo.
  • Cualesquiera otras encomendadas por el empresario titular del centro de trabajo.

Para el ejercicio adecuado de sus funciones, la persona o las personas encargadas de la coordinación estarán facultadas para:

  • Conocer las informaciones que, en virtud de lo establecido en este real decreto, deben intercambiarse las empresas concurrentes en el centro de trabajo, así como cualquier otra documentación de carácter preventivo que sea necesaria para el desempeño de sus funciones.
  • Acceder a cualquier zona del centro de trabajo.
  • Impartir a las empresas concurrentes las instrucciones que sean necesarias para el cumplimiento de sus funciones.
  • Proponer a las empresas concurrentes la adopción de medidas para la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores presentes.

La persona o personas encargadas de la coordinación deberán estar presentes en el centro de trabajo durante el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de sus funciones. Asimismo, la persona o personas encargadas de la coordinación de actividades preventivas deberán contar con la formación preventiva correspondiente, como mínimo, a las funciones del nivel intermedio.

Las empresas de trabajo temporal y la coordinación de actividades empresariales

En este apartado vamos a ver las obligaciones que tienen las empresas de trabajo temporal en materia de coordinación de actividades empresariales así como las empresas usuarias.

La empresa de trabajo temporal

Por parte de la empresa de trabajo temporal tendrá las siguientes obligaciones previas al inicio de la relación laboral:

  • Asignar el puesto a un trabajador idóneo.
  • Facilitar al trabajador la información sobre la empresa usuaria.
  • Cumplir con las obligaciones de formación y vigilancia de la salud.

Desde el inicio de la prestación de servicios del trabajador, deberá:

  • Realizar la vigilancia de la salud periódica teniendo en cuenta los resultados de la evaluación de riesgos, para garantizar la aptitud médica del trabajador/a.
  • Notificar a la autoridad laboral los accidentes de los trabajadores/as cedidos en la empresa usuaria, así como efectuar la investigación de las causas conjuntamente con la empresa usuaria.

La empresa usuaria

Por otro lado, la empresa usuaria, tendrá las obligaciones siguientes:

  • Obligaciones previas al inicio a la prestación de servicios del trabajador:
    • Realizar la evaluación de riesgos laborales del puesto a cubrir y remitir el resultado relativo a:
      • Riesgos laborales de carácter general del centro de trabajo, y riesgos específicos del puesto.
      • Medidas de prevención en relación a los riesgos generales y específicos, incluidos los equipos de protección individual a utilizar.
      • Formación en materia de prevención que debe poseer el trabajador.
      • Medidas de vigilancia de la salud.

La información anterior se deberá incorporar en el contrato de puesta a disposición.

  • Obligaciones desde el inicio de la prestación de servicios del trabajador:
    • Asegurar al trabajador/a cedido el mismo nivel de protección que al resto de trabajadores de la empresa.
    • Computar a estos trabajadores/as al organizar los recursos para desarrollar las actividades preventivas.
    • En los supuestos del art. 24 LPRL, tener en cuenta la incorporación en cualquiera de las empresas concurrentes de trabajadores/as puestos a disposición por una ETT.
    • Informar a la ETT de los resultados de la evaluación de riesgos que afecten a trabajadores cedidos.
  • Obligaciones durante la prestación de servicios del trabajador:
    • Informarles de: Medidas de prevención, riesgos derivados de la concurrencia, de las medidas de emergencia.
    • Comunicarles: La información recibida de otras empresas, así como cuando proceda la información e instrucciones recibidas del empresario titular del centro de trabajo.
    • Contar con estos trabajadores/as: En la elección y puesta en marcha de los medios de Coordinación.
    • Informarles de los medios de coordinación establecidos, identificando al coordinador de las actividades preventivas, en los casos en que se haya designado.

En conclusión...

Pata finalizar, es importante añadir algo. Actualmente, existen diferentes portales y soluciones digitales que nos ayudan y facilitan el trabajo diario que debe realizarse en referencia a la CAE. ¡Y se encuentran a disposición de cualquier interesado/a!

Como hemos podido ver a lo largo del artículo, la CAE es una herramienta indispensable en el día a día para la gestión de la PRL en las empresas. Poder detectar, controlar y eliminar o minimizar los riesgos derivados de la concurrencia de trabajadores y empresas, así como su integración total, debe ser una estrategia prioritaria, que nos brindará éxito y garantía de la cultura preventiva en la organización.

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