El Albarán. Posibles dudas con su contabilidad

A pesar de ser un documento muy utilizado en las transacciones comerciales con nuestros clientes y proveedores, se generan muchas dudas sobre el albarán (ó nota de entrega). Quizás este desconocimiento venga al no existir una legislación del Albarán, por lo que su forma y contenido los ha ido determinando realmente  el uso y costumbre comercial y no una regulación como sí tiene, por ejemplo, la factura.

Recordemos que un albarán simplemente acredita la entrega de un pedido por parte del proveedor a su cliente. El albarán se entrega al comprador que lo va a firmar como medio de prueba de que ha recibido el material y de comprobación de que lo suministrado es lo solicitado. Este se quedará con el original  y entrega una copia al proveedor o transportista en su caso. Normalmente, al final de cada mes, el proveedor realiza una factura recapitulativa donde se integran los albaranes de un mismo cliente en el mes correspondiente.

¿El albarán tiene validez frente a terceros?

El Albarán no tiene validez frente a terceros y por tanto no supone para ninguna de las partes ni obligación ni derecho. Por este motivo, si queremos garantizar la operación, la única forma de hacerlo es mediante la expedición de la factura correspondiente.

Por la misma razón, al no estar legislado, no tienen por qué cumplir unos requisitos específicos aunque lo normal es que incluya como mínimo los siguientes puntos:

• La fecha de entrega de los bienes o prestación del servicio
• Número de documento
• Datos identificativos del Cliente (Código de identificación fiscal, dirección, teléfono…)
• Artículos que se suministran en cantidades o servicio que se presta.
• No es necesario especificar el precio del artículo, pues como comentamos no justifica ningún pago si no sólo la entrega del producto o la prestación del servicio. No obstante, la mayoría de ellos lo hacen, siendo prácticamente la información suministrada por el albarán la que se exige a una factura, a excepción de que esta última exige también la constancia del IVA de la operación.

Efectos fiscales y contables

El albarán no justifica la operación realizada de cara a Hacienda. Esto significa que, en el momento de contabilizar una compra, o una venta documentada en un albarán, no podremos anotar ni el IVA soportado, en el caso de la compra, ni el repercutido en el de la venta. El IVA sólo se devengará en el momento de recibir/emitir la factura.

Por este motivo, el plan contable determina una cuenta para distinguir los clientes documentados en facturas de los documentados en albaranes. De igual modo ocurre con los proveedores.

Ponemos un ejemplo

Nuestra sociedad, dedicada a la compraventa de material eléctrico realiza las siguientes operaciones:

El día  15 de enero de 2015 compramos material eléctrico por valor de 1.000 euros, recibiendo un albarán por parte del suministrador

El 22 de enero hacemos una nueva compra por 2.000 euros mas

Al final del mes de enero, recibimos la factura en la que se incluyen los dos albaranes anteriores

¿Es obligatoria la contabilidad de los albaranes?

Si seguimos al pie de la letra el principio del devengo que nos indica que las transacciones o hechos económicos se anotarán cuando ocurran, sí deberíamos hacerlo. Pero es muy normal (justificándonos en el principio de importancia relativa cuando así actuamos) que cada vez que recibimos un albarán lo guardaremos en un cajón y los vayamos acumulando ahí hasta recibir la factura que los engloba, siendo esta la única que contabilizamos. Esta forma de actuar, en principio no debe implicar ninguna incorrección pues, como venimos diciendo, es la factura la que determina fiscalmente el devengo de la operación y no el albarán.

Sin embargo existe un caso en el que sí debemos de contabilizar cada uno de los albaranes. Se refieren a los casos donde el programa informático que utilizo para la llevanza de la contabilidad y el que necesitamos para la gestión del almacén están vinculados, es decir, para saber el género que disponemos en el almacén debemos hacer un apunte que irá tanto al programa de gestión como al contable. En estos casos, si queremos tener la información del almacén al día, debemos de tener nuestra contabilidad al día y por tanto anotar tanto las entradas como las salidas el almacén en cuanto se producen, sin hacer distinción del tipo de documento en que están justificadas.

Si por el contrario, el programa de gestión del almacén y el contable son independientes, no es necesario contabilizarlos y nos basta con contabilizar las facturas mensualmente.

Conservación de los albaranes

Podríamos pensar que, si el albarán solo justifica la entrega de los bienes y que posteriormente la información viene recogida en las facturas recapitulativas no será necesario guardar dichos documentos. Esto no es siempre así. Si la factura que hemos recibido, en el concepto desglosa todos los artículos tal como venían en el albarán será suficiente conservar esta. Por el contrario, si en el concepto lo único que hace es mencionar los albaranes que se están facturando de manera numérica, será necesario guardar también estos.