El Método PERT y la Gestión de Proyectos

El Método PERT es una de las herramientas que más suelen usarse en el ámbito de la Gestión de Proyectos. Es un método ideal para la planificación de proyectos, en los que es necesario coordinar un gran número de actividades. PERT son las siglas en inglés de Program Evaluation and Review Technique, que en nuestro idioma viene a significar Técnica de Evaluación y Revisión de Programas o de Resultados.

La aplicación del Método PERT dará como resultado un gráfico de redes paralelas e interconectadas, de tareas articuladas a través de grafos. Los grafos se definen como las representaciones gráficas en las que los diferentes puntos de un conjunto se relacionan entre sí mediante enlaces que, generalmente, están orientados en una dirección. Los grafos se desarrollan mediante el uso de vértices o nodos (son los puntos que indican lugares, estados, actividades, procesos, etc.) y los arcos (líneas que unen un vértice de origen y un vértice de destino y que representan relaciones, caminos, periodos, etc.). El resultado del proceso sería parecido a esto:

¿Qué preguntas nos ayuda a responder el Método PERT?

A la hora de afrontar un proyecto, hay que dar respuestas a una serie de cuestiones clave, como por ejemplo las siguientes:

• ¿Cuándo comenzamos su planificación?
• ¿Cuáles son las tareas en las que se descompone el proyecto?
• ¿Cuál es el orden de realización de esas tareas?
• ¿Qué tareas son las más importantes para evitar los retrasos?
• ¿Cuál es el impacto sobre el conjunto del proyecto, si terminamos una tarea antes o después del tiempo programado?
• ¿Podemos permitirnos algún tipo de retraso en las tareas?

El Método PERT es una herramienta ideal para dar respuestas a estas preguntas, ya que, con él, podemos representar gráficamente las actividades que componen el proyecto. Pero no solo eso, sino que además podemos visualizar las relaciones de precedencia y continuidad entre estas actividades, además de los tiempos de ejecución de estas y otro tipo de información de utilidad.

Fases del Método PERT

Para poder conseguir lo anterior, hay que seguir el proceso de modelado de un gráfico PERT, que se divide en cuatro fases:

• Recoger un listado completo de las actividades y tareas en las que se descompone el proyecto.
• Desarrollar una tabla de precedencias.
• Desarrollar el grafo.
• Calcular las duraciones de las tareas.

Lo primero que hay que hacer es una lista con todas las tareas y actividades que hay que desarrollar para que el proyecto se lleve cabo con éxito. Se puede hacer usando la EDT (Estructura de Descomposición de Tareas) en el caso de que dispongamos de ella, o simplemente haciendo un listado de estas. No es necesario que estas tareas se ordenen de manera cronológica, pero si es imprescindible que no se deje nunca una tarea sin anotar.
Una vez recogidas todas las tareas del proyecto, hay que establecer para cada actividad, cual es la tarea o tareas que la preceden. En este paso, se ordenan las tareas a través de una simple tabla de dos columnas. En la columna de la izquierda se anotarán las actividades y en la columna de la derecha, las actividades que de forma obligatoria han de terminarse antes de empezar cada tarea. Si además conocemos la duración de las tareas podemos añadir una tercera columna con esa información. Sería más o menos así:

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Desarrollar el Grafo

Es la parte crucial del proceso y al que dedicaremos un artículo en exclusiva más adelante, dada su importancia y complejidad, en este caso nos limitaremos a sus aspectos básicos.
Cada una de las precedencias recogidas y ordenadas en la tabla, como la del ejemplo anterior, deben trasladarse después al grafo, para lo que hay que tener en cuenta que en esencia solo hay cuatro tipos de grafos parciales o de tipos de precedencias:

• El nodo inicial. Es de donde parten todas las actividades que no tienen precedente. En nuestra tabla encontramos una sola actividad que no tiene precedente, que es la A.
• Precedencias lineales. Se da en los casos en los que una única actividad precede a otra actividad. En el caso anterior encontramos el ejemplo de B, que solo es precedida por la actividad A.
• Precedencias de divergencia, hay una hay una actividad precedente de varias actividades. En la tabla anterior tenemos la actividad B, precedente de las actividades D, E y F.
• Precedencias de convergencia. En este caso hay varias actividades precedentes de una sola actividad. En el ejemplo anterior, las actividades A, B, C, D, E, F, G y H son precedentes de la actividad I.

Cálculo de Duraciones

Es otra fase compleja que analizaremos en profundidad más adelante. Básicamente se trata de calcular la duración del proyecto y sobre todo para analizar la importancia de cada una de las actividades en esa duración. En esencia se trata de determinar el tiempo early y last de cada tarea:

• Siendo el tiempo “early”, el tiempo mínimo necesario para alcanzar un nudo (o en otras palabras el tiempo mínimo para completar una tarrea”.
• Siendo el tiempo “last”, el tiempo máximo que se puede tardar en alcanzar un nudo, sin que el proyecto sufra retrasos. (En otras palabras, el tiempo máximo en el que se pueda desarrollar una tarea, si que se retrase el proyecto en su conjunto).

Conclusión

Los resultados que se obtienen tras la aplicación del método PERT son:

• El conjunto de tareas denominado camino crítico (o ruta crítica).
• La fecha de inicio más tardío admisible (tiempo más lejano), para cada actividad.
• La holgura o margen disponible para cada actividad o suceso

Tras la aplicación del Método PERT tendremos un grafo denominado red del proyecto, que servirá para visualizar gráficamente las interrelaciones entre sus diversas actividades. Sobre éste se realizan las operaciones que permiten calcular la ruta crítica, los tiempos más lejanos y las holguras.

El resultado de todo el proceso sería algo parecido a la siguiente imagen: