“Cuida los minutos y las horas se cuidarán de sí mismas.” Lord Chesterfield
Continuando con el Ciclo temático de INESEM, profundizaremos en unos de los grandes problemas a los que cualquier empleado se enfrenta: los ladrones del tiempo. Definidos como factores externos que merman tu productividad, perturban tu organización y planificación. Esa serie de elementos que impiden a toda costa terminar los proyectos en la fecha prevista, esos factores totalmente ajenos a la capacidad de trabajo, a la eficiencia y al plan de acción de cualquier trabajador, van a estar presentes siempre.
Probablemente, surgirán miles de imprevistos, llamadas que se extienden más de lo esperado, conversaciones entre compañeros, eternas reuniones fuera de agenda, y así, un sinfín de interrupciones en la jornada que posiciona a España como uno de los líderes en cuanto a número de horas de trabajo y paradójicamente, a la cola en términos de productividad. Pero, ¿quién es el responsable de robar el tiempo de los trabajadores?
Entonces, ¿cómo activar un sistema anti robo efectivo?
Para empezar, hablar de ‘ladrones del tiempo’ implica responsabilizar de la pérdida o mala gestión del tiempo a factores ajenos a la persona, y consecuentemente, nos convertimos en víctimas de un robo con premeditación y alevosía. Echar balones fuera no contribuye a la lucha; luego, para combatir a nuestros ‘okupas’, éstos deben considerarse elementos bajo nuestro control y por tanto, no atribuibles a factores, personas o elementos externos.
La adicción a WhatsApp, redes sociales, flujo masivo de emails…., o simplemente, tareas urgentes que se necesitan a la voz de ¡YA! pueden trastocar nuestro plan y retrasar progresivamente –y sin apenas percatarnos -los proyectos laborales de horizonte temporal más dilatado.
Entonces, sabiendo que tenemos el control, sea sobre los factores o sobre la actitud y la forma de enfrentarlos sin que alteren todos nuestros esquemas, este decálogo propuesto por José Manuel Casado, presidente de 2C Consulting, nos ayudará a optimizar nuestro tiempo y mejorar en términos de rendimiento:
- Listas con las tareas diarias, semanales y revisión o reestructuración cuando se precise.
- Retirar, desechar, mover todo lo que nos estorbe en el escritorio para comenzar al día siguiente.
- Priorizar en función de la importancia.
- Identificar todos aquellos percances, trivialidades que nos distraen y aprender a neutralizarlos.
- Reducir el número de reuniones, y siendo vitales, limitarlas.
- Respetar el tiempo de los demás y el tuyo propio. Aprender a decir no, a marcar distancia, a transmitir lo importante que es nuestro tiempo a los que nos rodea es un punto crucial. Para gestionar el tiempo primero hay que valorarlo.
Si tienes la sensación de que te roban el tiempo o roban el tiempo de los trabajadores que administras, el único culpable eres tú, que has decidido dedicar tu atención a las tropecientas tareas que no te reportan ningún beneficio o que no están dentro de tus prioridades y objetivos.
Porque si de algo somos dueños, es de nuestro tiempo.
