¿Cómo ser más productivo? ¿Cómo encontrar nuestras carencias y virtudes? ¿Cómo saber qué aspectos tenemos que potenciar y qué prioridades tenemos que establecer? Empresarios y emprendedores se hacen esta serie de preguntas cada día. Y es que tan importante como tener un buen producto es establecer un proceso para designar las tareas en las que vamos a poner el foco.
Por ello, nació el principio de Pareto o regla 20/80, que se puede extrapolar a cualquier ámbito. El 80 % de las consecuencias provienen del 20 % de las causas. Por ejemplo, el 20 % de las tareas que realizas cada semana en tu trabajo te aportan el 80 % de los resultados. O el 20 % de tus productos generan el 80 % de tus ingresos. Se puede aplicar en varios campos.
Por ello, es importante tenerlo siempre presente para ser mucho más productivo y saber qué acciones tenemos que llevar a cabo para lograr mejores resultados en nuestros procesos. Cada empresario o emprendedor lo sigue a rajatabla, obteniendo resultados positivos.
En la videolección que te traemos a continuación, Elisabeth San Juan, docente en Administración y Gestión Empresarial en INESEM, te explica en profundidad la Ley de Pareto, hablando de su historia y explicando cómo aplicar esta Ley en un caso práctico. ¿Te la vas a perder? ¡Dale play al vídeo!
La videolección, punto por punto
En este vídeolección te vamos a hablar de la regla 20/80, o lo que es lo mismo, la ley de Pareto. Cómo nos puede ayudar a establecer prioridades y a gestionar mejor nuestro tiempo para poder ser más productivos.
Historia de este principio
Este principio fue formulado por el economista y filósofo italiano Wilfredo Federico Pareto en 1896. Este observó que la parte más importante o lo que genera mayores resultados en cualquier sistema es una parte reducida. Hizo una estimación genérica y determinó que el 20 % de todos los esfuerzos realmente producen el 80 % de los resultados.
Dicho de otra forma: el 80 % de nuestras acciones no tienen apenas consecuencias en los resultados obtenidos. Con el paso de los años, varios economistas y científicos han podido comprobar cómo esta regla del 20/80 se cumple en diferentes ámbitos de la sociedad, desde la economía o el control de la calidad, hasta la política o la administración de empresas.
Por ejemplo, se puede usar en el ámbito de la calidad, ya que, según este principio, el 20 % de los defectos afectan al 80 % de los procesos. De esta forma, las empresas pueden centrarse en solventar los errores más relevantes, ya que son los que tienen un mayor efecto en los resultados.
Asimismo, en el sector de las ventas, una empresa puede comprobar como el 80 % de sus ventas provienen del 20 % de sus clientes o como el 20 % de sus productos genera el 80 % de sus ventas. Tras este principio subyace el concepto de rentabilidad. Por esta razón, si seguimos esta regla podremos obtener mejores resultados sin malgastar ni energías que apenas puedan aportar beneficios.
¿Cómo aplicar esta ley?
Ahora, después de leer lo que te acabo de explicar, te invito a que reflexiones un poco e intentes aplicarlo en tu día a día. ¿Nunca has tenido la sensación de que una pequeña parte de tus esfuerzos generan la mayoría de tus resultados? Si logras identificar ese 20 % de tareas que generan el 80 % de los resultados y dedicarles, por ejemplo, más tiempo y atención, estarás incrementando enormemente tus resultados con un menor esfuerzo.
¿Cómo hacer un diagrama de Pareto? Caso práctico
Para poder aplicar la ley de Pareto podemos utilizar el diagrama de Pareto, que se trata de una representación gráfica de barras que permite organizar una serie de datos ordenada de forma descendente. A partir de esta representación es posible identificar los puntos más relevantes con el objetivo de mejorar la toma de decisiones y obtener un mayor impacto con un menor esfuerzo.
Para entender mejor cómo utilizar el diagrama de Pareto vamos a ver un ejemplo práctico ahora. Imagina una empresa que fabrica y distribuye sus productos a varias tiendas al por menor y quiere disminuir el número de devoluciones. Para crear el diagrama de Pareto, lo primero que tenemos que hacer es indicar en una tabla ordenada de mayor a menor las razones que alegan los clientes para devolver los productos y la frecuencia con que se repiten esas razones.
Después añadiremos otras dos columnas donde introduciremos el porcentaje acumulado de cada una de estas razones y sus frecuencias. Para la construcción del diagrama de Pareto en el eje C colocaremos las razones de las quejas ordenadas de mayor a menor y en vez de trazar solamente un eje Y vamos a trazar dos ejes en el izquierdo o eje principal mediremos el porcentaje individual de la frecuencia y en el eje derecho o eje secundario mediremos el porcentaje acumulado de la frecuencia.
Como se muestra en el gráfico si nos fijamos dónde se concentra aproximadamente el 80 % de las devoluciones, podemos ver que está provocado por cuatro razones: retrasos en el transporte, daños en el producto y errores en la facturación.
Por lo tanto, para disminuir el problema de la devolución de los productos será necesario crear un programa de mejora sobre esas causas y con ello reduciremos casi el 80 % de las devoluciones. Como ves si te concentras en ese pequeño porcentaje serás más eficiente y ahorrarás recursos y energía.
Aprende a establecer prioridades con INESEM
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