A modo de resumen, la gestión de inventarios consiste en el seguimiento exhaustivo de los bienes que almacena la organización. Mediante una serie de actividades, consigue proporcionar el suficiente conocimiento a los responsables para saber de cuando es el momento de reponer existencias. Algunas de las actividades que utilizan para medir esta reposición se realizan a través de la monitorización de:
- El peso
- Las dimensiones
- La cantidad
- La ubicación
En el siguiente artículo vamos a profundizar sobre el proceso de gestión de inventarios. Observaremos las particularidades que afectan a su desarrollo y que beneficios se obtienen de su correcta gestión. A su vez, observaremos qué metodologías son aplicables en esta gestión y como se lleva el plan para su correcto funcionamiento.
¿Cuál es la importancia de la gestión de inventarios?
La gestión del inventario es fundamental para que la organización del almacén y el desarrollo de la actividad sea correcto. De esta forma la empresa tendrá los suficientes bienes para satisfacer la demanda del producto. En el caso de que esta gestión no se llevara a cabo adecuadamente, las empresas podrían asumir pérdidas como consecuencia de una organización ineficiente. A su vez, la falta de bienes podría suponer la pérdida de clientes potenciales, afectando así al crecimiento de la entidad.
Generalmente, cada organización tiene un encargado o jefe de control de inventarios que se encarga de gestionar el proceso de gestión de inventarios. Aunque no siempre existe su presencia, muchas empresas acuden a una contratación externa para dicha gestión. Cuando las organizaciones no tienen la capacidad para gestionar de forma propia el inventario, requieren la externalización. Una de las ventajas de externalizar el servicio, es que la organización puede concentrar sus esfuerzos en la actividad principal de su funcionamiento. A su vez, pueden contar con un grupo de profesionales que le ayude en la gestión.
El proceso de gestión no finaliza con la terminación del inventario inicial, sino que es necesario monitorearlo y evaluarlo constantemente para el correcto aprovechamiento de los recursos. Gran cantidad de organizaciones ofrecen estos servicios, junto a un número de profesionales que le permita llevar un mayor control.
Dentro de la gestión de inventarios es necesario el desarrollo de un plan o sistema de control que ayude a fijar no solo una periodicidad con la que se revisarán los recursos, sino también la implementación de técnicas que permita evaluar correctamente las mercancías.
Metodologías del proceso de gestión de inventarios
Just in time
La manufactura o producción just in time (JIT) es un método de control de existencias que se centra principalmente en reducir los tiempos de producción desde que se obtienen las materias primas por parte de los proveedores hasta que un cliente compra el producto final. Con el sistema just in time, la cadena de producción encargan materias primas cuando se necesita y en la medida justa, por lo que los costes de transporte, de almacenamiento y de excedentes se reducen significativamente.
Esta metodología de gestión de inventarios te permite calibrar la cantidad adecuada y acertada de material necesario para dar respuesta a la demanda del momento. La empresa manufacturera encarga la mercancía con algunos días de antelación a su venta. No obstante, no podemos confiar siempre en que los proveedores vayan a poder corresponder nuestras peticiones de forma casi inmediata, por lo que el just in time suele incurrir en demoras de entrega de productos.
FIFO (First-in First-out)
La base de gestión de inventarios según el método FIFO es que las existencias que entran primero han de ser las primeras en enviarse. Es muy útil en caso de que, por la naturaleza del negocio, las existencias sean perecederas (por ejemplo, comida), por lo que procura una gestión eficiente de los recursos. Además, esto significa que las existencias se valoran a su salida, al precio de coste de la primera existencia en el almacén. La existencia se valorará al precio de coste más antiguo.
Control ABC
Es un método de gestión de inventarios selectivo que se utiliza para clasificar un gran número de elementos dentro de un inventario como bienes manufacturados, productos por partes, bienes no terminados o bienes procesados en tres categorías: A, B o C:
- Los productos etiquetados A son los más importantes y se incluyen en el 20% de productos estrella que aportan el 80% de los ingresos.
- Los productos B son productos de valor medio, que no contribuyen tanto como los productos A, pero que aun así guardan cierto potencial.
- Los productos C son los que menos aportan a los ingresos de la empresa.
Control batch
El control batch en gestión de inventarios se refiere a la técnica de administración de inventarios donde se agrupan los productos en lotes o grupos específicos según su fecha de producción o recepción. Cada lote o grupo se etiqueta con un número de lote único, que se utiliza para rastrear la información relevante del producto, como la fecha de vencimiento, la ubicación de almacenamiento y la cantidad en stock.
Es especialmente útil en la gestión de inventarios de productos perecederos, como alimentos y medicamentos, ya que ayuda a garantizar que los productos más antiguos se vendan o retiren primero para evitar el desperdicio y la pérdida de valor. También puede ser útil en la gestión de productos con fechas de vencimiento extendidas, como productos químicos y cosméticos.
EOQ (Economic Order Quantity)
EOQ son las siglas en inglés de “Cantidad Óptima de Pedido” (en español). Es una técnica empleada en la gestión de inventarios para calcular la cantidad ideal de productos que una empresa debe solicitar a sus proveedores en cada pedido para minimizar los costos de inventario.
La fórmula de EOQ tiene en cuenta factores como el costo de ordenar los productos, el costo de mantener el inventario y la tasa de demanda del producto para determinar la cantidad óptima de pedido. Al utilizar EOQ, las empresas pueden reducir los costos de almacenamiento al no acumular demasiados productos en stock, a la vez que evitan la pérdida de ventas al mantener suficiente inventario disponible para satisfacer la demanda del mercado.
¿Cuál es el proceso para la generación de un inventario?
A la hora de gestionar unos inventarios es necesario seguir una serie de pasos para que este se cumpla correctamente. Los pasos son:
- Identificar los productos que se van a registrar en el inventario: Tal y como se indica, en este paso hay que identificar todos aquellos productos que la organización vaya a controlar en el inventario y cuáles no hay que inventariar.
- Determinar los lugares para gestionar los inventarios: En el momento en que se tiene claro cuáles son los productos o materiales que se van a registrar en inventario, se deberá controlar aquellos lugares en lo que los mismos van a estar presentes.
- Generar un equipo de trabajo: A la hora de gestionar un almacén será necesario reunir recursos humanos capaces de gestionar las actividades requeridas en un almacén.
- Análisis y registro: Una vez que se han realizado los pasos anteriores, ya nos encontraríamos en condiciones necesarias para llevar a cabo el inventario. Para ello, será necesario establecer un día y una hora para su correcta realización.
Plan de adquisiciones
Uno de los objetivos de la gestión de inventarios es conseguir anticiparse a los movimientos de la demanda. Esto se conoce como planificación de adquisiciones.
Las organizaciones aplican diferentes estrategias o planes para llevar a cabo las compras según las necesidades que presente el sector.
Suponiendo un negocio pequeño no tendría sentido una estructura de almacenaje extenso. Estas empresas realizan una estrategia de " justo a tiempo" o "just in time", donde reciben una determinada mercancía en el momento justo para satisfacer la demanda.
Otros negocios aprovechan la información registrada en bases de datos de ventas para llevar a cabo el plan, ya que a través de ellos el proceso de demanda de productos será similar, si la actividad sigue la misma línea.
Tipos de inventarios
En el proceso de gestión de inventarios podemos distinguir distintos tipos según:
- El nivel de terminación, como puede ser inventario de materias primas, productos en proceso, etc.
- La localización en la empresa, como puede ser, inventario de planta o tránsito.
- La función.
Beneficios de la gestión eficaz de inventarios
El proceso de gestión de inventarios, además de ayudar a los negocios a mantenerse organizados de cara a una mejor gestión para el cliente y para la propia empresa, la gestión puede propiciar a:
- A la continuación del negocio para que sea rentable
- Reducir los costes derivados de la provisión
- Utilizar economías de escala
- Proyectar las ventas
- Un mayor control del negocio
- Mejorar el flujo de efectivo de la empresa
- Detectar mercancías estancadas
- Controlar las entradas, salidas y ubicación de las mercancías
Una herramienta indispensable dentro de tu organización
El proceso de gestión de inventarios es una herramienta óptima para las organizaciones que buscan ser más competitivas. Los diferentes departamentos tienen la responsabilidad de garantizar el correcto funcionamiento del inventario de las compañías.
De forma adicional, la gestión de inventarios es un punto relevante en la gestión de toda la organización. Las tareas correspondientes a la gestión se relacionan con la determinación de los métodos de registro, rotación y clasificación que ayudan a la empresa a un funcionamiento eficaz.
Que buen articulo, era justo lo que estaba buscando, por consulta, tendras las referencias en las que este artículo se basó? O alguna recomendación de material para reforzar el tema. Te agradezco de antemano.
Hola,
Ante todo, gracias por el aporte.
Tengo unas dudas respecto a la gestión de inventarios. ¿Los costos de distribución y venta también están asociados a la gestión de inventarios?, pues hago esta pregunta porque cuando se habla de costos relacionados a la gestión del inventario, solo incluyen los de adquisición, almacenamiento y rotura de stock. Espero su ayuda, gracias.
Aprender estos pasos y la importancia del proceso de gestión de inventarios es de vital importancia para el desarrollo de negocios.
Es imprescindible para la dirección de una empresa.
Gracias por sus comentarios Miguel!
Muy buen preámbulo, me gustaría más material del proceso de gestión de inventarios