Funciones de una secretaria de dirección

En un organismo, institución o corporación, sea cual sea su tamaño, forma jurídica o actividad, resulta de vital importancia el puesto de secretariado de dirección.

Un secretario/a de dirección es aquel profesional que lleva a cabo las labores administrativas, extensión de actas y de custodia de documentos de otra persona o entidad. Se encuentra cerca de la alta dirección y tiene capacidad de decisión, ya que en su persona se ha delegado cierta responsabilidad.

Tareas de la secretaria de dirección

Entre las funciones que se llevarán a cabo en el puesto de secretariado de dirección destacan fundamentalmente:

• Recepción y realización de llamadas telefónicas
• Atención de la correspondencia (postal o digital)
• Participación en las reuniones
• Supervisar la labor de los trabajadores, corrigiendo los fallos
• Gestión de la documentación
• Atención al público (en los casos en los que corresponda)
• Actuar como canal de comunicación entre la alta dirección y los empleados
• Asistencia a la dirección
• Control de los objetivos y metas establecidas

Aptitudes necesarias para el secretariado de dirección

Para poder llevar a cabo un buen desempeño de sus actividades, los secretarios deben:

• Tener una aptitud positiva y optimista
• Ser capaces de alentar al resto de empleados a conseguir sus objetivos y corregirlos, en el caso de que sea necesario, con sensibilidad
• Contar con una buena capacidad de empatía
• Fluidez idiomática para desenvolverse correctamente a nivel internacional
• Contar con iniciativa
• Versatilidad de funciones
• Interiorización de la misión, visión y valores del organismo, institución o corporación

¿Cuánto cobra una secretaria de dirección?

El sueldo de una secretaria de dirección variará en función de la experiencia que se tenga, de la valía de cada trabajador, de su ubicación geográfica y del caso de cada empresa. No obstante, según el portal de empleo Jobted el salario medio de una secretaria de dirección ronda los 1300 €. A continuación, te damos algunos datos contrastados sobre las estimaciones salariales de una secretaria de dirección:

• Según Jobted, una secretaria de dirección que esté comenzando sus andaduras en el puesto sin experiencia previa empezaría cobrando el salario mínimo. No obstante, al cabo de 3 años por lo menos podría optar a cobrar 1300 €. El sueldo de una secretaria de dirección con más de 10 años de experiencia podría cobrar más de 1700 €.
• El portal de empleo Glassdoor ofrece unas estimaciones más optimistas. Una secretaria de dirección cobraría de media unos 33.000 € anuales, y el salario más bajo posible para un puesto con esta responsabilidad sería de 24.000 €.

Cómo ser una buena secretaria de dirección

Como ya he mencionado anteriormente, es fundamental para el puesto de secretariado de dirección saber gestionar el tiempo. Es necesaria dicha gestión, para que se pueda cumplir de forma eficaz y eficiente con las metas establecidas en el período de tiempo previsto.

Una buena gestión del tiempo hace que los clientes y las personas externas tengan una buena imagen de organización. Esto no es solo positivo para las personas externas, sino que también tendrá unos efectos beneficiosos para los trabajadores, permitiéndoles llevar a cabo sus actividades con un menor grado de presión y estrés, haciendo que se consigan unos mejores resultados y, por consiguiente, alcanzar un mayor grado de satisfacción.

Para realizar una gestión eficiente del tiempo y ser una buena secretaria de dirección es necesario:

• Crear categorías de importancia
• Coordinación de citas y tareas
• Priorizar tareas: Anticipar lo importante a lo urgente
• Revisión constante de citas y reuniones
• Evitar interrupciones
• Solicitar confirmación
• Darle gran importancia a la antelación
• Actualización perseverante de la agenda

De esta forma, se podrá conseguir una mejor distribución del tiempo para cada tarea. No debemos olvidar que «Saber escoger el tiempo es ahorrar tiempo» Francis Bacon

¿Qué hay que estudiar para ser secretaria de dirección?

Las funciones que cumple una secretaria de dirección se basan más en las destrezas de cada trabajador y en la disciplina más que en unos estudios concretos. No obstante, todo depende de si las funciones de cada puesto de secretaria de dirección abarcan más o menos responsabilidades. En gran parte de los casos, en un proceso de selección para un secretariado de dirección pesará más la experiencia en puestos relacionados como administrativos y gestor de proyectos antes que una carrera universitaria al uso. En cualquier caso, una formación que se podría valorar es una formación profesional en secretariado o administración.

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