En un organismo, institución o corporación, sea cual sea su tamaño, forma jurídica o actividad, resulta de vital importancia el puesto de secretariado de dirección.
Un secretario/a es aquella persona que lleva a cabo las labores administrativas, extensión de actas y de custodia de documentos de otra persona o entidad. Se encuentra cerca de la alta dirección y tiene capacidad de decisión, ya que en su persona se ha delegado cierta responsabilidad.
Tareas del secretario
Entre las funciones que se llevarán a cabo en el puesto de secretariado de dirección, destacan fundamentalmente:
- Recepción y realización de llamadas telefónicas
- Atención de la correspondencia (postal o digital)
- Participación en las reuniones
- Supervisar la labor de los trabajadores, corrigiendo los fallos
- Gestión de la documentación
- Atención al público (en los casos en los que corresponda)
- Actuar como canal de comunicación entre la alta dirección y los empleados
- Asistencia a la dirección
- Control de los objetivos y metas establecidas
- Gestión del tiempo
Aptitudes necesarias para el secretariado de dirección
Para poder llevar a cabo un buen desempeño de sus actividades, los secretarios deben:
- Tener una aptitud positiva y optimista
- Ser capaces de alentar al resto de empleados a conseguir sus objetivos y corregirlos, en el caso de que sea necesario, con sensibilidad
- Contar con una buena capacidad de empatía
- Fluidez idiomática para desenvolverse correctamente a nivel internacional
- Contar con iniciativa
- Versatilidad de funciones
- Interiorización de la misión, visión y valores del organismo, institución o corporación
Gestión eficiente y eficaz del tiempo
Como ya he mencionado anteriormente, es fundamental para el puesto de secretariado de dirección saber gestionar el tiempo. Es necesaria dicha gestión, para que se pueda cumplir de forma eficaz y eficiente con las metas establecidas en el período de tiempo previsto.
Una buena gestión del tiempo hace que los clientes y las personas externas, tengan una buena imagen de organización, pero esto no es sólo positivo para las personas externas, sino que también tendrá unos efectos beneficiosos para los trabajadores, permitiéndoles llevar a cabo sus actividades con un menor grado de presión y estrés, haciendo que se consigan unos mejores resultados y por consiguiente, alcanzar un mayor grado de satisfacción.
Para realizar una gestión eficiente del tiempo es necesario:
- Crear categorías de importancia
- Coordinación de citas y tareas
- Priorizar tareas: Anticipar lo importante a lo urgente
- Revisión constante de citas y reuniones
- Evitar interrupciones
- Solicitar confirmación
- Darle gran importancia a la antelación
- Actualización perseverante de la agenda
De esta forma, se podrá conseguir una mejor distribución del tiempo para cada tarea. No debemos olvidar que "Saber escoger el tiempo es ahorrar tiempo" Francis Bacon
Esta interesante esta publicación. Muy importante la tarea de planificación, coordinación, organización, priorizar tareas, y necesita una dosis de siempre ir por delante de las tareas.