A lo largo de este artículo aprenderás qué es Power BI, cuáles son sus principales funcionalidades y un ejemplo de creación de Dashboard.
¿Qué es Power BI?
Power Business Intelligence (Power BI) es una herramienta que permite conectar varias fuentes de datos, visualizar los datos en informes y paneles y luego compartirlos con quien desees.
Se compone de 3 elementos principales:
- Desktop: una aplicación de escritorio gratuita para crear y diseñar informes.
- Service: el servicio de publicación online para ver y compartir informes y paneles.
- Mobile Apps: para ver informes y paneles sobre la marcha.
¿Para qué se utiliza Power BI?
Es una herramienta de la categoría de Business Intelligence (BI). El propósito principal es realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y descubrir información en los datos comerciales para llevar a cabo una mejor toma de decisiones en las empresas.
Tableau y Excel vs Power BI
Power BI y Tableau son herramientas de inteligencia empresarial y son muy parecidas en cuanto a sus capacidades, pero existen dos diferencias clave entre ellas:
- Power BI solo funciona en Windows, mientras que Tableau es compatible con Windows y MacOS.
- Las opciones de precios difieren, aunque Tableau suele ser la opción más cara.
Por otro lado, Excel es un software de hojas de cálculo y, si bien contiene gran parte de la misma funcionalidad principal de Power BI, tiene opciones de visualización limitadas y carece de la capacidad de actualizar, compartir y ver informes y paneles en línea.
Instalación y componentes
Para descargar Power BI debes ir a la página oficial y seleccionar "Consulte las opciones de descarga e idiomas disponibles".
Esto abrirá el Centro de descarga de Microsoft, donde tendrás que seleccionar el lenguaje, pulsar en Descargar y aparecerá una ventana con 2 opciones, según la arquitectura de tu equipo (x86 o x64).
Debes seleccionar la adecuada para tu equipo, pulsar en Next y descargarás la última versión de la aplicación.
Una vez terminada la descarga tendrás que instalar la aplicación y, cuando haya terminado el proceso y se inicie la aplicación, Power BI comenzará con un informe en blanco.
Los componentes principales de Power BI Desktop son los siguientes:
- Cinta: la cinta superior contiene la mayoría de los controles y opciones necesarios para crear el informe.
- Vistas: se compone de la vista de informe, la vista de datos y la vista de modelo.
- Lienzo: es el área de diseño principal donde se agregan visualizaciones y otros elementos.
- Selector de páginas: para navegar a otras páginas del informe.
- Filtros: aquí se pueden agregar campos para filtrar los datos.
- Visualizaciones: contiene la lista de visualizaciones disponibles.
- Campos: esta sección contiene las tablas y los campos que están disponibles en el modelo de datos.
Importación y transformación de datos en Power BI Desktop
Power BI ofrece una gran cantidad de fuentes de datos y conexiones compatibles. Esto hace que sea muy fácil conectarse a la fuente de datos que quieras.
Para este ejemplo se va a utilizar una hoja de Excel con datos financieros que puedes descargar en el enlace.
Seleccionaremos la opción de fuente de datos de Excel y aparecerá una ventana de vista previa donde puedes seleccionar la tabla o la hoja que deseas importar desde el archivo de Excel.
Aquí, se puede elegir si cargar los datos directamente o ir directamente al Editor de Power Query usando la opción Transformar datos.
Elegir “Transformar datos” antes de cargarlos puede ser una ventaja, ya que a menudo hay pequeños errores y problemas que quizás es necesario solucionar primero.
Power Query
Si seleccionamos dicha opción, se abrirá una ventana para el editor de Power Query. Esta ventana se puede dividir en 4 apartados principales:
- Cinta: contiene casi todas las opciones de transformación de datos.
- Consultas: enumera todas las consultas que se han configurado para este informe.
- Vista de datos: esta es la tabla principal que contiene los datos de la consulta seleccionada, así como una barra de fórmulas.
- Pasos de transformación: contiene cada uno de los pasos de transformación que se han aplicado a la consulta seleccionada.
Aquí, los datos ya están bastante limpios, por lo que no se van a aplicar pasos de transformación. De todas maneras, las opciones de transformación más comunes son:
- Eliminar filas y columnas
- Cambiar tipos de datos
- Combinar datos
- Pivotar
- Agregar columnas
Lo que sí vamos a hacer para seguir con el ejemplo es incluir una tabla adicional llamada “products”, que contiene algunas categorías de productos ficticios para realizar después el modelado de datos.
Para agregar esta tabla hay que seleccionar Especificar datos, introducir los datos en la tabla y, por último, cerrar y aplicar en la cinta para comenzar a crear y diseñar el informe.
Creación y diseño de informes en Power BI
Ahora que hemos importado estas 2 tablas de datos, podemos crear relaciones entre ellas utilizando la vista del modelo de datos.
Hay 2 formas de crear una relación en Power BI:
- Seleccionar un campo de 1 tabla y arrastrarlo al campo de la segunda tabla con el que desea que se forme la relación.
- Elegir “Administrar relaciones de la cinta” y luego seleccionar "Nuevo" para agregar una relación usando una ventana de configuración de las relaciones.
De forma predeterminada, Power BI intenta crear una relación entre las tablas, pero no siempre lo hace bien, por lo que es posible editar la relación.
Para ello, hay que hacer clic derecho en la línea de conexión entre ellos y seleccionar "Propiedades".
Se abre una ventana que tiene 2 opciones interesantes: cardinalidad y dirección de filtro cruzado. Estas opciones son muy importantes ya que pueden tener un gran impacto en el informe resultante, por lo que hay que elegir la opción correcta.
La cardinalidad tiene 4 opciones: muchos a uno, uno a uno, uno a muchos o muchos a muchos. En nuestro caso, la cardinalidad por defecto es correcta, por lo que la dejaremos así.
DAX
Los cálculos en Power BI funcionan con fórmulas denominadas DAX o Expresiones de análisis de datos.
DAX permite crear nuevos campos e incluso nuevas tablas. Se pueden realizar 3 tipos de cálculos en Power BI que usan fórmulas DAX:
- Tablas calculadas: agrega una tabla adicional al informe en función de una fórmula.
- Columnas calculadas: agrega una columna adicional a una tabla basada en una fórmula. Estas columnas se tratan como cualquier otro campo de la tabla.
- Medidas: agrega un resumen o una medida agregada a una tabla basada en una fórmula.
En este ejemplo, crearemos una sola medida llamada 'Margen de beneficio' con la siguiente fórmula:
Profit margin = SUM(financials[Profit])/SUM(financials[ Sales])
Visualizaciones de datos
Hay una gran variedad de visualizaciones disponibles en Power BI: gráficos de barras, gráficos de líneas, gráficos circulares, tablas, matrices, tarjetas simples, KPI, indicadores, mapas interactivos, etc.
Además, existen muchas opciones de formato con las que también se pueden personalizar.
Vamos a ver cómo crear un gráfico de barras agrupadas y establecer un KPI para ver el potencial de estas visualizaciones.
Gráfico de barras agrupadas
Para insertar un gráfico de barras agrupadas, seleccione el icono en el panel de visualización y aparecerá un gráfico de barras en blanco en el lienzo.
Arrastre el campo 'Segmento' al “Eje Y” y arrastre la nueva medida 'Margen de beneficio' al “Eje X”.
Dado que el margen de beneficio es negativo para uno de los segmentos, vamos a agregar un formato condicional para que ese valor negativo se destaque claramente.
Seleccione el icono de formato en la parte superior del panel de visualización y luego vaya a las opciones de "Barras". Aquí podemos cambiar los colores de las barras. Para aplicar el formato condicional, seleccione el símbolo "fx" y aparecerá una ventana donde podrá aplicar reglas basadas en el valor de cualquier campo.
Aquí seleccionamos el campo Margen de beneficio y especificamos que el color debe ser rojo si el número es menor que 0.
KPI visual
Para insertar un objeto visual de KPI, seleccione el icono en el panel de visualización y aparecerá un objeto visual de KPI en blanco en el lienzo.
Este KPI se basará en la medida del margen de beneficio. Arrastre dicho campo a "Valor".
Hay que tener en cuenta que también hay que cambiar el tipo de formato de la medida “Margen de beneficio” a porcentaje y también establecer el número de decimales de los valores de etiquetas.
Herramienta perfecta para Business Intelligence y visualización de datos
He mostrado un uso básico de PowerBI pero sus posibilidades son inmensas y es una de las herramientas más utilizadas en el mundo empresarial y profesional para la visualización de datos.
No solamente en cuanto a la configuración de visualizaciones, sino también a la hora de compartir, publicar y exportar informes a todos los contactos deseados.
Si estás interesado en aprender más en profundidad a utilizar esta herramienta, te recomiendo que te formes en el Master en Power BI y Business Intelligence.
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