La nueva ley de control horario cambiará la forma en la que las empresas registran la jornada de sus trabajadores. La principal novedad es el paso hacia un registro horario digital, fiable y trazable, que permita comprobar las horas trabajadas y detectar los cambios realizados sobre los fichajes.
Entonces, ¿qué debes revisar en tu empresa? El sistema de fichaje, las pausas, las horas extraordinarias, el teletrabajo, las correcciones de registros y el acceso a los datos son algunos de los puntos clave. Vamos a verlos uno a uno.
Nueva ley de control horario: lo que debes saber
- El registro diario de jornada es obligatorio.
- La empresa debe registrar la hora de inicio y finalización de la jornada.
- Los registros deben conservarse durante cuatro años.
- El nuevo modelo avanza hacia un registro horario digital.
- Los cambios realizados sobre los fichajes deberán poder identificarse.
- El nuevo modelo todavía no está en vigor.
¿Qué es la ley de control horario?
La ley de control horario obliga a todas las empresas y trabajadores autónomos con empleados a registrar cada día cuándo empieza y cuándo termina la jornada de sus trabajadores.
| Aspecto |
Requisito legal |
| Alcance |
Aplica a todos los trabajadores, independientemente de su categoría, tipo de jornada —parcial o completa— o de si trabajan de forma presencial o en teletrabajo. |
| Datos obligatorios |
Debe registrar el momento exacto de inicio y finalización de la jornada diaria de cada trabajador. |
| Conservación |
La empresa debe conservar los registros durante 4 años. |
| Disponibilidad |
Los registros deben estar a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. |
| Garantía de inalterabilidad |
El sistema debe garantizar la fiabilidad de los registros y evitar modificaciones o manipulaciones que impidan acreditar correctamente la jornada realizada. |
Esta obligación existe desde 2019. Además, los registros deben conservarse durante cuatro años y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la inspección de trabajo y seguridad social.
En el caso de que no se cumpla está ley, las sanciones económicas pscian entre los 751€ y 7.500€ por empresa (no por trabajador).
¿Qué cambia con la nueva ley de control horario?
El principal cambio estará en cómo se registra y se puede comprobar la jornada laboral. El objetivo es avanzar hacia un sistema digital que permita saber cuánto se ha trabajado y qué ha ocurrido con cada fichaje.
Estos son los principales cambios que plantea el nuevo modelo:
- Registro digital: el nuevo modelo se basa en medios digitales para registrar la jornada.
- Registro personal: cada trabajador deberá realizar directamente sus propios registros.
- Mayor trazabilidad: las modificaciones de los fichajes deberán poder identificarse.
- Datos fiables: el sistema deberá ofrecer garantías sobre la información registrada.
- Registro de interrupciones: deberán quedar reflejadas aquellas que afecten al cómputo de la jornada.
- Mayor accesibilidad: los registros deberán poder consultarse por quienes tengan derecho a ello.
En otras palabras, no se trata solo de saber a qué hora entra y sale un trabajador. El registro debe permitir reconstruir correctamente su jornada y comprobar qué ha ocurrido si un dato cambia.
Registro horario actual vs. nuevo control horario: ¿qué diferencias hay?
| Aspecto |
Registro actual |
Nuevo modelo planteado |
| Registro diario |
Ya es obligatorio |
Se mantiene |
| Inicio y finalización |
Deben registrarse |
Seguirán siendo datos básicos del registro |
| Formato |
No existe un único sistema obligatorio con carácter general |
Digital |
| Modificaciones |
El registro debe ser fiable |
Mayor identificación y trazabilidad de los cambios |
| Interrupciones |
Dependen de su efecto sobre la jornada y de la regulación aplicable |
Se plantea registrar las que afecten al cómputo |
| Conservación |
4 años |
Pendiente del texto definitivo |
¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de control horario?
La nueva regulación del control horario todavía no está en vigor y no existe una fecha oficial para empezar a aplicarla.
Mientras tanto, las empresas deben seguir cumpliendo las obligaciones actuales: registrar cada día el inicio y finalización de la jornada y conservar los registros durante cuatro años.
Por tanto, no es necesario cambiar ahora de software solo por la futura reforma. Sí conviene comprobar si el sistema actual cumple correctamente su función y si podrá adaptarse a un registro más digital y trazable.
¿A qué empresas afecta el registro horario?
El registro diario de jornada no es una obligación exclusiva de las grandes empresas. Con carácter general, las empresas con trabajadores incluidos en el ámbito del Estatuto de los Trabajadores deben registrar su jornada.
Por tanto, tener pocos empleados no elimina por sí solo esta obligación.
Además, cada empresa debe adaptar el sistema a su forma de trabajar. No necesita lo mismo una oficina con horario fijo que una organización que aplica medidas de flexibilidad laborar, como horarios flexibles, teletrabajo o diferentes formas de distribuir la jornada.
También hay que revisar el convenio colectivo aplicable, ya que puede establecer reglas específicas sobre la organización y documentación del registro.
¿Todos los trabajadores tienen que fichar?
Como regla general, sí. La obligación de registrar la jornada se aplica también cuando el trabajador tiene horario flexible, trabaja desde casa, se desplaza habitualmente o desarrolla su actividad fuera del centro de trabajo.
Sin embargo, existen algunos casos con una regulación diferente:
- Personal de alta dirección: la relación laboral especial de alta dirección queda fuera de la obligación general de registro de jornada. Esto no debe confundirse con cualquier puesto directivo, mando intermedio o cargo de confianza.
- Trabajadores a tiempo parcial: tienen un régimen específico de registro de jornada previsto en el artículo 12.4.c) del Estatuto de los Trabajadores.
- Determinados trabajadores del transporte: algunos trabajadores móviles del transporte por carretera cuentan con reglas específicas sobre el registro del tiempo de trabajo.
- Marina mercante: dispone de un sistema específico para registrar las horas diarias de trabajo o descanso.
- Determinados trabajadores del transporte ferroviario transfronterizo: también cuentan con reglas específicas de registro.
¿Un directivo tiene que fichar?
Depende. No todos los puestos directivos están exentos del registro horario. La excepción afecta al personal sujeto a la relación laboral especial de alta dirección. Un mando intermedio, responsable de departamento o trabajador con disponibilidad horaria puede seguir estando obligado a registrar su jornada.
Además, el propio Estatuto de los Trabajadores permite establecer especialidades en el registro de jornada para determinados sectores, trabajos y categorías profesionales. Por eso, antes de considerar que un trabajador está exento, la empresa debe revisar la normativa específica y el convenio colectivo que corresponda.
¿Cómo deberá ser el nuevo registro horario digital?
El nuevo registro horario digital busca que la información sea más fácil de comprobar y que los cambios realizados sobre los fichajes puedan identificarse.
El sistema se plantea sobre cuatro principios básicos:
- Objetividad: debe reflejar la jornada realizada.
- Fiabilidad: los datos deben ofrecer garantías sobre su exactitud.
- Trazabilidad: debe ser posible identificar las modificaciones realizadas.
- Accesibilidad: la información debe poder consultarse cuando corresponda.
Por ejemplo, si una salida registrada a las 18:30 se cambia después a las 18:00, un sistema trazable debería permitir identificar que se ha producido esa modificación.
¿Se podrá seguir fichando en papel o Excel?
Actualmente sí, pero la nueva regulación plantea que el registro de jornada sea obligatorio por medios digitales. Por tanto, si el texto se aprueba en los términos previstos, el papel dejará de servir como sistema ordinario de fichaje.
Con Excel hay que hacer una distinción. Hoy puede usarse siempre que permita cumplir las obligaciones del registro de jornada. De hecho, la guía del Ministerio de Trabajo admite sistemas en papel, digitales o mixtos siempre que proporcionen información fiable y no manipulable a posteriori.
Sin embargo, una hoja de Excel convencional puede no cumplir los requisitos del nuevo registro digital si permite modificar una entrada o una salida sin dejar constancia del cambio.
Por eso, las empresas que todavía registran la jornada mediante hojas en papel o archivos de Excel deberían comprobar si su sistema puede adaptarse a un registro horario digital y trazable. La clave no estará en el nombre del programa, sino en que cumpla los requisitos que establezca la norma definitiva.
¿Cómo se registrarán las pausas y descansos?
Actualmente, la obligación general consiste en registrar la hora de inicio y finalización de la jornada. Sin embargo, el registro debe permitir conocer cuánto tiempo se ha trabajado realmente.
Por ejemplo, imagina que un trabajador ficha a las 8:30, hace una pausa para comer de 14:00 a 15:00 y termina a las 17:30. Entre la entrada y la salida han transcurrido nueve horas, pero eso no significa que haya trabajado nueve horas si esa hora para comer no se considera tiempo de trabajo efectivo.
¿Hay que fichar entonces esa pausa? Depende de cómo esté organizada:
- Si la pausa está claramente definida en el convenio colectivo, contrato o acuerdo de empresa, puede no ser necesario registrarla cada día de forma independiente.
- Si la duración de la pausa cambia de un día a otro o no está previamente establecida, conviene registrarla para poder calcular correctamente el tiempo efectivo de trabajo.
- Si una pausa se considera tiempo de trabajo efectivo, no debe descontarse de la jornada. Su consideración dependerá de la normativa y del convenio o acuerdo aplicable.
La nueva regulación pretende reforzar precisamente este punto: que el registro permita distinguir con claridad el tiempo efectivo de trabajo de las interrupciones que no computan como tal. Así, será más sencillo comprobar la jornada realmente realizada.
¿Hay que registrar las horas extraordinarias?
Sí. Las horas extraordinarias deben quedar reflejadas en el registro de jornada. El artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores establece que la jornada de cada trabajador debe registrarse día a día para poder calcular las horas extraordinarias realizadas.
Esto no significa que el trabajador tenga que hacer un fichaje diferente cuando empieza una hora extra. El propio registro de entrada y salida permite comprobar cuánto ha durado su jornada y determinar si se han realizado horas extraordinarias.
Ejemplo: si un trabajador debe terminar a las 18:00, continúa trabajando hasta las 19:00 y ficha su salida a esa hora, el registro deja constancia de esa prolongación de la jornada. Después habrá que determinar si ese tiempo cumple los requisitos para computarse como una hora extraordinaria.
¿Los trabajadores que teletrabajan también tienen que fichar?
Sí. Los trabajadores que teletrabajan también deben registrar su jornada. Trabajar desde casa o fuera de las instalaciones de la empresa no elimina esta obligación.
El registro debe reflejar el tiempo de trabajo realizado y la hora de inicio y finalización de la jornada. Por tanto, el sistema de fichaje debe poder usarse también en remoto. Esdta obligación forma parte de las particularidades que las empresas deben tener en cuenta al implantar el teletrabajo.
También debe poder cumplirse cuando el empleado desarrolla su actividad fuera del centro habitual, por ejemplo:
- en un modelo de trabajo híbrido;
- como comercial fuera de la oficina;
- como trabajador itinerante;
- desde diferentes centros de trabajo;
- o durante un desplazamiento por motivos laborales.
¿Qué ocurre si un trabajador se olvida de fichar?
En estos casos, la empresa necesita un procedimiento claro para corregir la incidencia. Lo importante es que la corrección no convierta el registro en un documento que pueda modificarse sin control.
Por eso, conviene que el sistema permita identificar:
- qué dato se ha corregido;
- cuál era el dato anterior;
- quién realizó la modificación;
- cuándo se hizo;
- y, cuando corresponda, el motivo de la corrección.
Así, un error puede solucionarse sin perder la trazabilidad del registro.
¿Puede la inspección de trabajo acceder al registro horario?
Sí. Los registros de jornada deben permanecer a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Por eso, almacenar los fichajes en diferentes hojas, correos o documentos puede complicar su consulta. La empresa debería poder localizar fácilmente la información correspondiente a un trabajador y un periodo concreto.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros horarios?
La empresa debe conservar los registros de jornada durante cuatro años.
Sin embargo, conservar no significa simplemente guardar archivos. La información también debe poder recuperarse cuando sea necesaria.
Por ejemplo, si se solicita el registro de un trabajador de hace dos años, la empresa debería poder localizarlo sin tener que reconstruir su jornada a partir de diferentes documentos.
¿Qué pasa con la protección de datos en el control horario?
Un sistema de control horario recoge datos personales de los trabajadores. Por eso, la empresa también debe tener en cuenta la normativa de protección de datos.
Antes de elegir una herramienta conviene comprobar:
- qué datos recoge;
- para qué se usan;
- quién puede acceder a ellos;
- cómo se protegen;
- y durante cuánto tiempo se conservan.
Además, hay tecnologías que requieren especial atención. Es el caso de los sistemas que incorporan geolocalización o datos biométricos.
Por tanto, que una tecnología permita controlar mejor la jornada no significa que pueda usarse automáticamente. También debe respetar la normativa de protección de datos y los derechos de los trabajadores.
¿Qué sanciones existen por incumplir el registro horario?
No llevar correctamente el registro horario puede ser sancionado. Esta obligación ya existe, por lo que una empresa puede recibir una sanción por incumplir el control horario sin necesidad de esperar a la nueva regulación.
El artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) considera infracción grave incumplir las normas sobre jornada, horas extraordinarias, descansos y registro de jornada.
Por tanto, pueden existir problemas si la empresa:
- no lleva un registro diario de la jornada de sus trabajadores;
- dispone de un registro incompleto o inadecuado;
- no puede acreditar correctamente las horas de entrada y salida;
- incumple las obligaciones relacionadas con el registro de las horas extraordinarias;
- o no conserva o pone a disposición los registros en los términos exigidos por la normativa.
Importante: tener un sistema de fichaje no es suficiente si el registro no permite acreditar correctamente la jornada realizada. La empresa debe poder demostrar cuándo empieza y termina la jornada de sus trabajadores y conservar esa información durante el periodo exigido.
Además de una posible sanción por incumplir el registro horario, disponer de datos incompletos o poco fiables puede dificultar la comprobación de la jornada ante una actuación de la Inspección de Trabajo o ante una discrepancia sobre las horas trabajadas.
Por eso, el objetivo del control horario no es simplemente demostrar que los trabajadores fichan. El registro debe servir para acreditar la jornada realmente realizada, controlar las horas extraordinarias y comprobar el cumplimiento de los tiempos de trabajo y descanso.
Cómo preparar tu empresa para el nuevo control horario
Prepararse para la nueva regulación no significa contratar inmediatamente otro software. Primero conviene revisar cómo funciona el sistema actual y localizar sus puntos débiles.
Adaptar el registro horario también exige conocer bien cómo se regulan la jornada, los descansos, las horas extraordinarias y el resto de obligaciones laborales de la empresa. Si trabajas en Recursos Humanos, administración de personal o asesoría laboral y quieres profundizar en estas materias, el Curso Superior en Gestión Laboral e Impuesto sobre las Personas Físicas de INESEM aborda la gestión del tiempo de trabajo dentro de una visión más amplia de las relaciones laborales.
Checklist: ¿está tu empresa preparada para el nuevo registro horario?
Comprueba tu sistema actual
- ☐ Se registra cada día la hora de inicio y finalización.
- ☐ Todos los trabajadores sujetos a la obligación pueden fichar.
- ☐ El sistema funciona también fuera de la oficina.
- ☐ Las pausas están correctamente definidas.
- ☐ Existe un procedimiento para corregir errores.
- ☐ Las modificaciones pueden identificarse.
- ☐ Está claro quién puede consultar y modificar los registros.
- ☐ Los registros se conservan durante cuatro años.
- ☐ La información puede recuperarse fácilmente.
- ☐ Se ha revisado el convenio colectivo aplicable.
- ☐ El tratamiento de datos cumple las obligaciones correspondientes.
- ☐ El sistema puede adaptarse a mayores requisitos de trazabilidad.
El control horario cambia, pero la prioridad sigue siendo registrar bien la jornada
La nueva regulación busca llevar el control horario hacia un modelo digital, fiable y trazable. Sin embargo, para una empresa el punto de partida sigue siendo el mismo: saber qué jornada realiza cada trabajador y poder acreditarla.
Por eso, prepararse no consiste simplemente en sustituir el papel por una aplicación. Consiste en contar con un sistema que funcione también cuando hay pausas, teletrabajo, horarios flexibles o errores de fichaje.
Revisar estos procesos permite corregir problemas que ya pueden afectar al cumplimiento actual y, al mismo tiempo, estar preparado para los cambios que incorpore la regulación definitiva.
Preguntas frecuentes sobre la nueva ley de control horario
¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de control horario?
Todavía no existe una fecha oficial de entrada en vigor. Mientras tanto, las empresas deben seguir cumpliendo las obligaciones actuales de registro de jornada.
¿Es obligatorio el registro horario digital?
El registro diario de jornada ya es obligatorio, pero actualmente no existe una obligación general de que todas las empresas usen exclusivamente un sistema digital. El nuevo modelo avanza hacia el registro por medios digitales.
¿Se puede seguir usando Excel para el registro horario?
La normativa general vigente no prohíbe Excel por el simple hecho de ser una hoja de cálculo. Sin embargo, el sistema debe cumplir las obligaciones aplicables y ofrecer un registro fiable. Su adaptación al futuro modelo dependerá de los requisitos técnicos definitivos.
¿Es obligatorio registrar las pausas?
El registro debe permitir determinar correctamente la jornada realizada. El nuevo modelo plantea registrar las interrupciones que afecten a su cómputo. Que una pausa sea o no tiempo efectivo de trabajo dependerá de la normativa, el convenio colectivo y los acuerdos aplicables.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros horarios?
Actualmente, las empresas deben conservar los registros de jornada durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Los trabajadores que teletrabajan tienen que fichar?
Sí. El trabajo a distancia no elimina la obligación de registrar la jornada. El sistema debe reflejar el tiempo dedicado a la actividad e incluir el inicio y finalización de la jornada.
¿Qué pasa si un trabajador se olvida de fichar?
La incidencia puede corregirse. Lo recomendable es contar con un procedimiento que permita documentar la corrección y mantener la fiabilidad y trazabilidad del registro.
¿Hay que comprar ya un nuevo software de control horario?
No necesariamente. Primero conviene comprobar si el sistema actual cumple las obligaciones vigentes y si puede adaptarse a mayores requisitos de digitalización y trazabilidad.
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