La gestión del tiempo se ha convertido en una preocupación general entre la población. Y es que todas las personas queremos desarrollar numerosas actividades a lo largo, pero ni el tiempo ni la energía nos da para tanto. Por ello, necesitamos priorizar lo importante y trabajar para optimizar nuestro tiempo cada día. A continuación, vas a conocer los mejores hábitos para gestionar tu tiempo.
En nuestro día a día nos podemos distraer de una forma sencilla y fácil. Y es que continuamente nos vemos interrumpidos por notificaciones, emails o las redes sociales. Resulta muy complicado concentrarse durante un largo tiempo en una tarea en concreto, por lo que aparecen síntomas como la frustración, la apatía y la ansiedad. Para luchar contra esto, hay que tener claro cómo proceder.
Elísabeth San Juan García, nuestra docente del departamento de Administración, nos aporta algo de luz en esta videolección. ¿Cuáles son los mejores hábitos para gestionar tu tiempo? ¿Cómo planificar el tiempo? Después de visualizar este vídeo, vas a tener mucho más claro el proceso que debes seguir para enfocarte en lo realmente importante y urgente.
Al fin y al cabo, resulta muy importante saber que contamos con un tiempo limitado cada día y que se nos pueden plantear distintas actividades. Una de las claves está en diferenciar qué es lo importante y por qué lo es. Una vez lo detectamos tan solo tenemos que establecer la serie de hábitos que nos adelanta Elísabeth San Juan García, nuestra docente del departamento de Administración.
El paso a paso de la videolección
A continuación, te vamos a desglosar paso por paso el contenido de la videolección. Lo primero que debes saber es que la planificación del tiempo consiste en organizar tus tareas por orden de prioridades. Saber qué cuentas con un determinado tiempo para cumplirlas, establecer metas y objetivos para, finalmente, crear un plan de acción para lograrlas.
Establecer objetivos: el primer pilar
Para planificar de forma eficaz nuestro tiempo es necesario tener muy claro cuáles son nuestros objetivos. Establecer planes para alcanzarlos y concentrarnos en el logro de estos. Nuestro tiempo está mejor empleado cuando nos centramos en el logro de objetivos. Cuando tenemos claro realmente qué es lo que importa es mucho más fácil tomar decisiones y planificar qué es lo que queremos y debemos hacer.
Para ello nuestros objetivos deben ser específicos, concretos, relevantes, cuantificables, temporales y con un cierto grado de dificultad para motivarnos. Una vez hayamos establecido los objetivos tenemos que establecer las acciones que tenemos que realizar para lograr la consecución de un determinado objetivo. En otras palabras, planificar significa estipular qué debe hacerse, cómo debe hacerse y cuándo debe hacerse.
¿Esta tarea es urgente e importante?
Finalmente debemos reflexionar y analizar sobre la importancia y la urgencia de cada tarea para decidir la relación entre el esfuerzo y el tiempo que debemos aplicar en cada caso. Para ello es recomendable seguir una serie de hábitos: poner tiempo límite a las tareas, determinar qué tiempo necesitamos para llevarlas a cabo y no caer en el perfeccionismo. Cuando estés haciendo una tarea pregúntate si estás siendo demasiado exigente contigo mismo y si la tarea ya está realizada adecuadamente.
Agrupar tareas similares y sintetizarlas, por ejemplo, hacer varias llamadas telefónicas al mismo tiempo, agrupar las copias para imprimir, etc. Evitar la multitarea, ya que, en realidad, no podemos hacer varias cosas a la vez, sobre todo si son importantes. También es importante aprovechar nuestra energía, conocer nuestros biorritmos, cuándo rendimos mejor, lo cual favorece nuestra concentración y productividad.
Reservar un espacio para la planificación semanal
Antes de modificar tu planificación tienes que atender si la tarea que nos viene de imprevisto es más importante que la que estamos haciendo. También es recomendable reservar semanalmente un espacio de tiempo para planificar y organizar. Se trata de revisar lo que ya hemos ido haciendo, lo que nos queda pendiente y lo que nos viene. Por último, aprovechar los recursos y herramientas que tenemos a nuestro alcance. Afortunadamente, la tecnología nos brinda muchas aplicaciones, que podemos aprovechar para ser mucho más eficientes.
Como ya he comentado antes, actualmente la tecnología nos aporta muchas aplicaciones que podemos aprovechar para ser más eficientes. Alguna de esas herramientas que nos ayuda a planificar nuestro tiempo y ser más productivos es Google Calendar, que es una aplicación desarrollada por Google que actúa como agenda y calendario electrónico. La principal ventaja de esta aplicación es que nos permite sincronizar nuestros contactos y compartir nuestros eventos.
Saca provecho a los asistentes virtuales
Para acceder a Google Calendar solo necesitas tener acceso a Internet y descargarte la aplicación. Si ya tienes cuenta en Google, solo tendrás que iniciar la sesión. Una vez dentro, podrás crear un calendario para cada tipo de evento. Y lo más importante es que podrás compartir cualquier calendario y definir los permisos de acceso para cada contacto.
También existen otras herramientas que mejoran la comunicación interna de la empresa como son los correos electrónicos y los mensajes instantáneos y por chat. Estas herramientas pueden ser muy útiles de cara a ahorrar tiempo y trabajo dentro del ámbito laboral, pero hay que tener en cuenta que si no se usan de un modo adecuado también pueden ser unos grandes ladrones de tiempo.
Además, actualmente, disponemos a nivel individual y de empresa de dispositivos móviles, con una funcionalidad de asistente digital o incluso muchos más avanzados como son los asistentes virtuales. Algunos de ellos pueden ser Google Assistant, Alexa de Amazon y Siri de Apple. Dentro de sus funciones principales se encuentra acceder a la información de los calendarios y a datos de personas. Encontrar información en línea desde reservar restaurantes hasta direcciones, pasando por el tiempo, las noticias, reproducir contenido online, ejecutar temporizadores y recordatorios, concertar citas, enviar mensajes, leer notificaciones e incluso realizar traducciones habladas a tiempo real.
Todas estas herramientas nos permiten organizar nuestras agendas, planificar nuestras tareas y, por lo tanto, mejorar la productividad de una manera más efectiva.
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Si, después de ver la videolección de nuestra compañera Elísabeth San Juan García, quieres seguir ahondando en este tema y especializarte en este ámbito, no dudes en visitar nuestro catálogo de cursos y másteres especializados en la gestión del tiempo. Por ejemplo, este Máster en Recursos Humanos y Psicología del Trabajo: Gestión del Estrés.
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