En toda organización se gestionan proyectos de diferente índole, ya sea una pyme, una gran empresa o una asociación de cualquier naturaleza. Como puede parecer lógico, a mayor tamaño o volumen de la organización, mayor complejidad para el control. Bajo esta premisa, es donde cualquier gestor piensa “Necesito controlar mis proyectos”, y automáticamente le llega la pregunta “¿Cómo puedo controlarlos?¿Qué puntos necesitamos seguir?¿Cuál es la información que quieren ver las partes interesadas?”. Para todo esto, existen los indicadores de seguimiento y control de proyectos.
Si te has sentido identificado, puedes estar tranquilo ya que tienes la misma problemática que tiene cualquier gestor o responsable de proyectos. Por tanto, ahora seguramente estés pensando “Vale, no me cuentes rollos. ¿Cómo puedo solucionarlo?”. ¡Pues vamos a ello!
Para poder tener el control de nuestros proyectos, necesitamos establecer cuáles van a ser nuestros indicadores de seguimiento. Aquí debemos aterrizar en nuestro día a día y pensar “¿Qué quiere y necesita saber mi jefe?”. Si aquí esperas una fórmula exacta, lo siento pero no existe. Por mi parte te voy a explicar cómo plantear algunos indicadores de seguimiento, como controlar tus proyectos y qué herramientas podemos usar para ello.
Indicadores de seguimiento: ¿Qué son y cómo aplicarlos?
Tus indicadores serán todos aquellos datos de control que puedan tener sentido para obtener una vista del estado de tus proyectos. Los indicadores que tendremos casi siempre en nuestra lista son:
- Alcance o objetivos del proyecto: ¿Qué es lo que queremos lograr? Todo proyecto debe tener un objetivo o fin y este nos dará uno de los indicadores de éxito del trabajo.
- Cumplimiento del cronograma: ¿Se van cumpliendo todos las fases en fecha? Este punto es clave para un buen control del proyecto, ya que como comentaremos más adelante, nos ayudará a marcar la frecuencia de control.
- Ejecución del proyecto: ¿Estamos completando hitos del proyecto? Este indicador nos ayudará a valorar en qué punto de maduración está nuestro proyecto. Por ejemplo, es muy común tener atrasos a nivel temporal en un proyecto pero porcentajes de ejecución algo más altos. Esto se debe a que, en la mayoría de los casos, hay trabajo que podemos avanzar en otra parte si algo se retrasa.
- Cumplimiento del presupuesto: ¿Estamos teniendo desviaciones económicas en nuestro proyecto? Este indicador nos va a ayudar a controlar el gasto de nuestro proyecto. Puede llegar a alertarnos de la no viabilidad de un proyecto y la desestimación de este.
- Satisfacción del cliente: El cliente puede ser interno o externo, ¿Cumplimos con todas sus expectativas? Este indicador es además uno de los indicadores de calidad que nos pide la ISO 9001:2015 dentro de sus requisitos.
Control de proyectos: ¿Cómo puedo realizarlo?
Para que logres tener control sobre tus proyectos es necesario planificar. Una buena planificación será la base del control de estos. Por inercia, nuestros equipos tienden a pensar que la planificación de los proyectos es una pérdida de tiempo. El primer paso para el control de los proyectos es concienciar a nuestros equipos de que la planificación es una inversión y además nos ayuda a ahorrar dinero, por tanto hay que tratarla con el rigor que se merece. Si tu equipo ya está habituado a planificar y le dan un valor a este paso, ¡Enhorabuena, ya tienes muchísimo ganado!
Ahora empieza la parte de control, primero debes hacerte varias preguntas que marcarán tu operativa.
“¿Cuáles son mis plazos entre hitos?” - Para poder tener tiempo de reacción y no retrasar ningún hito, debemos tener puntos de control que nos permitan absorber las desviaciones o reconducirlas.
“¿Con qué frecuencia necesito obtener cada indicador?” - Cada indicador puede tener frecuencias de control diferentes.
“¿Cómo voy a tomar los datos?” - A menudo nos planteamos que la toma de datos debe ser una tarea periódica del gestor, pero será mucho más útil si defines con claridad cuáles son los objetivos y los resultados clave que necesitas (Objectives and Key Results = OKR), y los relacionas con las tareas del proyecto. Trabajar con esta metodología, te va a ayudar a tener los datos actualizados y reaccionar de manera ágil ante desviaciones.
Tras realizarnos estas preguntas solo nos faltaría definir cómo vamos a mostrar estos datos o donde los vamos a recopilar para que nuestro control sea eficiente.
Herramientas para el control de proyectos ¿Cuáles existen?
En el mercado podemos encontrar infinidad de aplicaciones con diferentes grados de control, desde la visualización de datos que podría darnos un cuadro de mando hasta la planificación y trazabilidad que nos ofrece un gestor de proyectos.
Por tanto, aquí tendríamos que preguntarnos hasta qué nivel de control requiere nuestra organización y podemos encontrarnos en varias situaciones:
- Solo necesitamos datos y validar como los estamos recopilando: Aquí nos puede servir para empezar un excel, que posteriormente convertiremos en un cuadro de mando. A pesar de que supone un esfuerzo mayor, puede ser recomendable como inicio.
- Queremos conocer el estado de nuestro proyectos: Aquí tendremos que plantearnos la implantación de un gestor de proyectos que nos permita sacar métricas de nuestros desarrollos, como puedan ser Microsoft Projects, eGam BPM o Trello.
¿Te gustaría algo de ayuda para disponer de datos fiables y siempre actualizados? Te leo en comentarios.
